De la planificación a la ejecución: optimizando tu ciclo de gastos corporativos

En un entorno caracterizado por márgenes estrechos y múltiples stakeholders, optimizar los recursos y garantizar la trazabilidad de cada gasto se vuelve una prioridad estratégica.

En este contexto, la adopción de tecnologías que permitan la automatización de procesos, se presenta como un paso necesario para lograr mayor eficiencia y control.

Los responsables financieros, como los CFO, deben mitigar los riesgos asociados con las inversiones y asegurar que cada recurso asignado respalde los objetivos operativos. 

Este artículo ofrece una guía sobre los elementos esenciales para optimizar el ciclo de gastos corporativos, destacando la importancia de la incorporación de soluciones digitales avanzadas y estrategias efectivas.

Importancia de optimizar el ciclo de gastos corporativos

Optimizar el ciclo de gastos corporativos va más allá de simplemente reducir costos.

Este proceso tiene un impacto directo en la eficiencia operativa, la agilidad financiera y la capacidad de la empresa para responder a cambios en el entorno económico.

Además, una gestión eficiente del ciclo de gastos fortalece las relaciones con los proveedores y socios comerciales, garantizando pagos puntuales y reduciendo la fricción en las negociaciones. 

Automatizar y estandarizar los procesos de compras, pagos y rendición de gastos, facilitan la visibilidad sobre los recursos de la empresa, potenciando mayor transparencia y control.

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¿Cómo llevar a cabo una planificación estratégica del gasto?

La planificación estratégica del gasto es un paso clave para garantizar que los recursos se asignen de manera efectiva y alineada con los objetivos de negocio. 

Este proceso implica el análisis de tendencias, la proyección de necesidades y la definición de políticas y controles para optimizar el uso de los recursos de la empresa.

Análisis de tendencias y patrones 

Realizar un análisis exhaustivo de las tendencias y patrones históricos de gasto, permite identificar áreas de mejora y oportunidades de ahorro. Al utilizar herramientas avanzadas de análisis de datos es posible obtener insights valiosos para optimizar las decisiones de gasto. 

Algunas herramientas utilizadas son: 

• Business Intelligence (BI): las plataformas de BI permiten visualizar y analizar datos históricos de gastos.  Estas herramientas facilitan la identificación de tendencias y anomalías a través de dashboards interactivos y gráficos.
  
  
• Análisis predictivo: las técnicas de machine learning pueden predecir comportamientos futuros de gasto basados en datos históricos. Algoritmos como la regresión lineal, los árboles de decisión y las redes neuronales se utilizan para crear modelos predictivos.
  
  
• Big Data Analytics: las tecnologías de big data permiten manejar grandes volúmenes de datos provenientes de diversas fuentes, como ERP, CRM y sistemas de gestión de compras, lo que facilita un análisis más profundo y detallado de los gastos corporativos.

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Proyección de necesidades y asignación de recursos

Una planificación precisa de las necesidades futuras y una asignación adecuada de recursos son aspectos fundamentales para que los fondos de la empresa se utilicen de manera eficiente y estratégica. 

Para llevar a cabo una proyección efectiva, se recomienda considerar los siguientes enfoques:

• Análisis de datos históricos: se deben utilizar los datos históricos analizados previamente para establecer una base sólida de referencia, incluyendo gastos recurrentes, estacionales y puntuales.
• Consulta con departamentos clave: es importante colaborar con los diferentes departamentos para comprender sus necesidades y desafíos específicos, lo que ayuda a construir una proyección que refleje la realidad operativa de la empresa.
• Escenarios de simulación: es útil crear diferentes escenarios (pesimista, realista y optimista) para prever cómo distintas circunstancias podrían afectar las necesidades de gasto. Las herramientas de simulación financiera pueden ser beneficiosas en esta tarea.
• Tecnologías de presupuestación: se recomienda implementar software de presupuestación que permita la planificación dinámica y la reasignación de recursos en tiempo real.

Además de los enfoques mencionados, estas técnicas de asignación de recursos son de gran utilidad: 

• Análisis de ROI: evaluar el retorno sobre la inversión de diferentes proyectos y asignar recursos a aquellos con mayor potencial de retorno.
• Gestión Basada en Actividades (ABM): asignar recursos en función de las actividades que generan mayor valor para la empresa.
• Alineación estratégica: asegurar que la asignación de recursos esté alineada con los objetivos estratégicos de la organización, priorizando los proyectos que impulsan el crecimiento y la innovación.

Definición de políticas y controles para el gasto

Definir políticas y controles claros para el gasto asegura la transparencia, el cumplimiento normativo y la optimización de recursos. Este proceso incluye el establecimiento de normas y procedimientos que regulen cómo y cuándo se deben realizar los gastos. 

Los elementos a considerar son:

• Criterios de aprobación: determinar quién tiene la autoridad para aprobar diferentes tipos de gastos, según el monto y la categoría del gasto
• Límites de gasto: establecer límites para diferentes tipos de gastos, basados en la jerarquía y las necesidades operativas.
• Documentación y justificación: especificar los requisitos de documentación necesarios para la aprobación de gastos, incluyendo facturas, recibos y notas de justificación, para garantizar una auditoría precisa.

Integración entre compras, aprobaciones y gestión de pagos

Una integración efectiva de los procesos de compras, aprobaciones y gestión de pagos optimiza el ciclo de gastos corporativos. La implementación de plataformas como AGILICE permite gestionar todo el proceso, desde la búsqueda y evaluación de proveedores hasta la recepción de productos/servicios y el pago de facturas.

La integración entre todas las fases del ciclo de gastos y las áreas inherentes al proceso ofrece los siguientes beneficios:

• Búsqueda y evaluación de proveedores: registrar a los proveedores y subcontratistas en un solo lugar facilita la implementación de estrategias de compra basadas en información precisa.
• Solicitud de compras y cotización: simplifica y agiliza la solicitud de compras y la obtención de cotizaciones, facilitando la comparación de precios y condiciones.
• Órdenes de compra y recepción: automatiza la generación de órdenes de compra y la recepción de productos/servicios, asegurando una gestión eficiente y trazable.
• Gestión de pagos: utilizar el portal de proveedores de AGILICE para digitalizar y optimizar el proceso de pago asegura un cumplimiento oportuno y reduce la carga administrativa.

Optimizar el ciclo de gastos corporativos requiere una integración efectiva entre planificación, ejecución y control.

La adopción de tecnologías avanzadas y la implementación de estrategias bien definidas permiten una gestión más eficiente de los recursos, mejorando la transparencia y el control en cada etapa del proceso. 

Contáctanos y conoce cómo nuestras soluciones pueden mejorar la gestión de tu ciclo de gastos corporativos.

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