Gestión de gastos: ¿Qué es y por qué aplicarlo en tu empresa?

Adam Smith, considerado el padre de la economía, advertía: los recursos son escasos y las necesidades ilimitadas. Esto no ha cambiado con el paso de los años. Por eso, la gestión de gastos automatizada en tu empresa es crucial.

En la administración de recursos financieros, se requiere control del desembolso, aunque no siempre tus colaboradores tienen conciencia de ello. Hacerlo, garantiza una correcta gestión del abastecimiento y las compras estratégicas de tu empresa.

Ahora bien, realizar este proceso de forma manual puede ser un obstáculo tedioso. A continuación, te presentamos, cómo puedes automatizar la gestión de gastos dentro de tu organización y sus principales beneficios.

¿Qué es el Spend Management o la Gestión de gastos?

La gestión de gastos, también conocida como Spend Management, consiste en el conjunto de estrategias que se ejecutan para administrar cualquier acción que implique un desembolso dentro de la organización, tales como la relación con los proveedores, las compras, las rendiciones o los pagos.

Históricamente, este proceso se ha llevado a cabo de forma manual con todo lo engorroso que implica el control de documentos y facturas. Afortunadamente, la evolución digital ha trabajado a favor de la automatización mediante plataformas que agilizan la gestión de los gastos.

Al contar con un sistema digital para la gestión de gastos, haces más eficiente el manejo financiero de tu organización.

De esa forma, las compras ya programadas que se requieren para el funcionamiento de la empresa se realizan a tiempo. Igualmente, se da cumplimiento a los compromisos con los proveedores, según los acuerdos contractuales.

Con la incorporación de soluciones digitales al proceso, se pueden ejercer mejores controles, evitando pasos redundantes. Así, se ahorra tiempo y dinero, gestionando los gastos de las diversas áreas de tu empresa.

Importancia de la gestión de gastos organizacionales

Cada una de las instancias de la organización tiene requerimientos y mediante el proceso de gestión de gastos se establecen prioridades. De esa forma, se cuida el balance entre los ingresos y los egresos del negocio.

Asimismo, la administración de los gastos y pagos oportunos mantiene la integridad de la cadena de suministro. Con ello, logras que tu producción o servicios permanezcan estables a lo largo del tiempo.

Por otro lado, la gestión de los gastos organizacionales le permite a tu empresa cumplir con las regulaciones financieras y fiscales. En tal sentido, te ayuda a evitar multas y sanciones.

Además, al controlar los gastos dentro de la empresa contribuyes a mejorar la eficiencia operativa. Incluso, puedes hacer un seguimiento más cercano de los ítems hacia los cuales se orientan y así, tomar decisiones informadas.

Beneficios de implementar un sofrware de BSM (Business Spend Management)

La implementación de un Business Spend Management (BSM) o software para la gestión de gastos en la organización ofrece muchas ventajas. Entre ellas destacan:

Consigues una mayor visibilidad sobre el gasto: una plataforma digital facilita que puedas explorar los gastos, permitiéndote un mejor control. Además, reduce los costos y mejora el cumplimiento de las regulaciones fiscales.
Impulsa la agilidad y flexibilidad: un BSM facilita el trabajo colaborativo, dando mayor rapidez a las notificaciones. Esto permite que se recorra la cadena de aprobaciones con mayor velocidad. Así, clientes, proveedores y socios están más alineados.
Logras incrementar la eficiencia y la productividad: la automatización del proceso facilita el cumplimiento de tareas y tiempos acordados de procurement, finanzas y cadena de suministro.

Mejores prácticas en la gestión de gastos de una organización

La implementación de las mejores prácticas en la gestión de gastos de tu empresa te permite optimizar procesos. También, conduce a la visibilidad y trazabilidad de las operaciones que se realizan.

A continuación te contamos con detalle cuáles son las mejores prácticas que puedes seguir para gestionar los gastos.

Desagregar los gastos de la empresa: te permite colocar en categorías específicas cada gasto. Adicionalmente, identificas donde puedes mejorar la eficiencia o hacer recortes cuando se precise.
Establecer una política de gastos de la empresa: defines criterios claros en materia de gastos. Así, contribuyes a que tus colaboradores entiendan con precisión qué gastos son aceptables y cuáles no.
Visualizar con claridad los viáticos de tus colaboradores: detecta con facilidad el kilometraje, los montos asignados, y aquellos aspectos en los que tus colaboradores pueden incurrir en gastos innecesarios. De esta manera, puedes establecer límites precisos y monitorear su uso.
Controlar el manejo de gastos mensuales: identificas qué gastos son necesarios y en cuáles se pueden realizar ajustes, como en el caso de suscripciones y otros aspectos.
Examinar el pago a proveedores: el control sobre las acreencias permite el pago oportuno y evita errores en su cancelación.

Implementación de un sistema de Spend Management

En el momento en el que estés listo para automatizar la gestión de gastos de tu empresa, podrás realizar de forma sencilla muchos procesos. Además, notarás que lo lograrás con menor esfuerzo y tiempo por parte de tus colaboradores.

Establece las necesidades de la organización

Lo primero que necesitas establecer es cuáles son las necesidades de tu empresa en materia de manejo de gastos. En tal sentido, es fundamental que consideres las áreas de tu negocio que deben estar involucradas.

Inicialmente, los sectores que están comprometidos en gastos son procurement y cadena de suministro. También hay otras que pueden involucrar desembolso de recursos, tal es el caso de Recursos Humanos, Ventas, Operaciones entre otras.

Dado esto, establece cuáles son tus requerimientos, a fin de que tu sistema responda a tus necesidades. Así, al comenzar con este análisis te podrás dar cuenta de cuáles áreas deben estar involucradas.

Digitaliza los procesos

El inicio de la automatización trae consigo la claridad del proceso. a secuencia de aprobaciones, montos y límites facilitan la agilidad de las actividades y establecen cuándo escalar decisiones.

Como la mayor parte de gastos suelen ser recurrentes, se gana en velocidad para su manejo. Asimismo, solo comprometes a tu personal clave en la toma de decisiones cuando sea realmente necesario, aprovechando mejor su tiempo de trabajo.

Analiza tus gastos

Una de las mayores ventajas en la implementación de una plataforma para el manejo de gastos es que puedes analizarlos con facilidad. Si están digitalizados puedes realizar las evaluaciones que requieras, desde la misma plataforma.

De esta manera, puedes optimizar el uso de recursos, asegurándote de que se están utilizando de forma adecuada. Igualmente, puedes reconocer los fallos para establecer los correctivos necesarios.

Evalúa tus proveedores

El contar con un sistema integral de manejo de gastos permite la evaluación de tus proveedores. También te facilita conocer la evolución de los pagos que les haces, así como sus tiempos de cobro.

Esto te lleva a mejorar tus negociaciones con ellos y a hacer un mejor uso del efectivo, lo cual repercute en la eficiencia de las finanzas de tu negocio.

Establece políticas y presupuestos y permite la colaboración

Al implementar un sistema para gestionar los gastos de tu empresa, es posible crear y hacer respetar políticas que potencien la optimización. En consecuencia, puedes puntualizar aspectos como:

Límites de gastos.
Aprobaciones requeridas.
Categorías permitidas.
Requisitos para aprobación.

De igual forma, puedes habilitar las áreas involucradas para que colaboren en el proceso. Así, facilitas el flujo de trabajo e impulsas el logro de los objetivos de cada una de las instancias relacionadas con el gasto.

Soluciones digitales para el Spend Management

Las soluciones digitales para el Spend Management facilitan las complejas tareas de los equipos de finanzas. Permiten que todos los gastos sean consolidados en una misma plataforma.

De esa forma, su análisis se hace más expedito y las decisiones están fundamentadas en los hallazgos de la información. También, hace posible la prospección de los gastos futuros.

Establecer límites y procesos estandarizados, lo que facilita que los colaboradores de otras áreas sepan a qué atenerse. En definitiva, un sistema para gestionar los gastos contribuye a la eficiencia de toda la organización.

AGILICE: aliado estratégico para la gestión de gastos empresariales

En AGILICE, hemos sido parte de la transformación digital de las empresas, desarrollando soluciones tecnológicas para agilizar los procesos financieros.

Automatiza tu gestión de gastos y mantén un mejor control financiero de tu empresa.

Te acompañamos a lo largo de cada paso en la gestión de gastos de tu empresa para facilitarte el proceso. Podemos ayudarte en cada uno de los principales aspectos clave:

Presupuestar y planificar el gasto: establece un monto anual vinculado con los objetivos financieros y determina criterios para su utilización. Esto genera un uso óptimo del rendimiento financiero.
Seleccionar Proveedores: nuestras herramientas te permiten evaluarlos y compararlos, para así saber cuál es el más competitivo, además de facilitar la negociación de contratos y acuerdos.
Procesos de compra o Source to Contract: son procesos totalmente digitales, que permiten realizar desde la solicitud de propuestas hasta la firma de contratos. En ellos se incluyen estrategias como la gestión de licitaciones y la negociación de las condiciones del contrato.
Procesar los pagos o Procure to Pay: contempla todo el ciclo de las facturas. En él se abarcan aspectos como la eficiencia de los pagos, la consolidación de las mismas y un flujo efectivo.
Realizar control y auditoría de gastos: es posible gestionar de forma digital todo el proceso apegado a tus políticas internas y regulaciones. Puedes detectar errores, fraudes o cualquier tipo de mejora en alguna de las áreas del proceso.
Reembolsar gastos a tus empleados: todo el proceso de rendición de cuentas es automatizado. Puedes aprobar y darle seguimiento a toda la gestión del reembolso de gastos de empleados. Por lo que, te aseguras de cumplir las políticas de gastos y devolver el dinero que se deba a los empleados.
Analizar gastos y realizar reportes financieros: se lleva a cabo mediante nuestras herramientas de forma automática. Puedes conocer la situación de tu empresa de una manera sencilla y con la información siempre disponible. Se registran todos los patrones de gastos para así tener una oportunidad de mejora. También proporciona los reportes financieros que te dan la visión completa de la empresa para evaluarla y llevarla, así, a ser más eficiente.
Administrar contratos: se encarga de atender el ciclo de vida del contrato, abarcando todo el proceso del mismo, desde su creación hasta la renovación o terminación, asegurando que todos los involucrados cumplan con las obligaciones allí establecidas.
Gestionar los riesgos financieros: se identifican cuáles son y se administran mediante el control de gastos o el cambio de proveedores. Esto, teniendo en cuenta, a su vez, las variaciones en las condiciones del mercado, para lograr la reducción del riesgo.
Cumplir la normativa legal: nuestro sistema se ajusta a los cambios de las leyes y te garantiza su aplicación, evitando posibles sanciones y riesgos legales.

Conclusión

La gestión de gastos es un proceso crítico para las finanzas de tu empresa. De allí, la importancia de su control y adecuación a la disponibilidad de recursos y las políticas de tu negocio.

En AGILICE, queremos ser tus aliados para la automatización de tus procesos financieros. Por eso, hemos desarrollado soluciones digitales para facilitar todo lo relacionado con el manejo de gastos en tu empresa.

Con nuestras herramientas puedes despedirte de la rendición de cuentas manual, así como de engorrosos procesos con proveedores.

Contáctanos y descubre la solución automática para facilitar la gestión financiera de gastos.