Adam Smith, considerado el padre de la economía, advertía: los recursos son escasos y las necesidades ilimitadas. Esto no ha cambiado con el paso de los años. Por eso, la gestión de gastos automatizada en tu empresa es crucial.
En la administración de recursos financieros, se requiere control del desembolso, aunque no siempre tus colaboradores tienen conciencia de ello. Hacerlo, garantiza una correcta gestión del abastecimiento y las compras estratégicas de tu empresa.
Ahora bien, realizar este proceso de forma manual puede ser un obstáculo tedioso. A continuación, te presentamos, cómo puedes automatizar la gestión de gastos dentro de tu organización y sus principales beneficios.
La gestión de gastos, también conocida como Spend Management, consiste en el conjunto de estrategias que se ejecutan para administrar cualquier acción que implique un desembolso dentro de la organización, tales como la relación con los proveedores, las compras, las rendiciones o los pagos.
Históricamente, este proceso se ha llevado a cabo de forma manual con todo lo engorroso que implica el control de documentos y facturas. Afortunadamente, la evolución digital ha trabajado a favor de la automatización mediante plataformas que agilizan la gestión de los gastos.
Al contar con un sistema digital para la gestión de gastos, haces más eficiente el manejo financiero de tu organización.
De esa forma, las compras ya programadas que se requieren para el funcionamiento de la empresa se realizan a tiempo. Igualmente, se da cumplimiento a los compromisos con los proveedores, según los acuerdos contractuales.
Con la incorporación de soluciones digitales al proceso, se pueden ejercer mejores controles, evitando pasos redundantes. Así, se ahorra tiempo y dinero, gestionando los gastos de las diversas áreas de tu empresa.
Cada una de las instancias de la organización tiene requerimientos y mediante el proceso de gestión de gastos se establecen prioridades. De esa forma, se cuida el balance entre los ingresos y los egresos del negocio.
Asimismo, la administración de los gastos y pagos oportunos mantiene la integridad de la cadena de suministro. Con ello, logras que tu producción o servicios permanezcan estables a lo largo del tiempo.
Por otro lado, la gestión de los gastos organizacionales le permite a tu empresa cumplir con las regulaciones financieras y fiscales. En tal sentido, te ayuda a evitar multas y sanciones.
Además, al controlar los gastos dentro de la empresa contribuyes a mejorar la eficiencia operativa. Incluso, puedes hacer un seguimiento más cercano de los ítems hacia los cuales se orientan y así, tomar decisiones informadas.
La implementación de un Business Spend Management (BSM) o software para la gestión de gastos en la organización ofrece muchas ventajas. Entre ellas destacan:
La implementación de las mejores prácticas en la gestión de gastos de tu empresa te permite optimizar procesos. También, conduce a la visibilidad y trazabilidad de las operaciones que se realizan.
A continuación te contamos con detalle cuáles son las mejores prácticas que puedes seguir para gestionar los gastos.
En el momento en el que estés listo para automatizar la gestión de gastos de tu empresa, podrás realizar de forma sencilla muchos procesos. Además, notarás que lo lograrás con menor esfuerzo y tiempo por parte de tus colaboradores.
Lo primero que necesitas establecer es cuáles son las necesidades de tu empresa en materia de manejo de gastos. En tal sentido, es fundamental que consideres las áreas de tu negocio que deben estar involucradas.
Inicialmente, los sectores que están comprometidos en gastos son compras y finanzas. También hay otras que pueden involucrar desembolso de recursos, tal es el caso de Recursos Humanos, Ventas, Operaciones, entre otras.
Dado esto, establece cuáles son tus requerimientos, a fin de que tu sistema responda a tus necesidades. Así, al comenzar con este análisis te podrás dar cuenta de cuáles áreas deben estar involucradas.
Al comenzar con la automatización, se abre paso a la transparencia en el proceso, donde la secuencia de aprobaciones, montos y límites facilitan la agilidad de las actividades y determinan cuándo es necesario tomar decisiones estratégicas.
Dado que muchos gastos son recurrentes, se logra una mayor agilidad en su gestión. Además, se involucra únicamente al personal clave en las decisiones cuando sea imprescindible, optimizando así su tiempo de trabajo de manera eficiente.
Una de las mayores ventajas en la implementación de una plataforma para el manejo de gastos es que puedes analizarlos con facilidad. Si están digitalizados puedes realizar las evaluaciones que requieras, desde la misma plataforma.
De esta manera, puedes optimizar el uso de recursos, asegurándote de que se están utilizando de forma adecuada. Igualmente, puedes reconocer las fallas para establecer las correcciones necesarias.
El contar con un sistema integral de manejo de gastos permite la evaluación de tus proveedores. También te facilita conocer la evolución de los pagos que les haces, así como sus tiempos de cobro.
Esto te lleva a mejorar tus negociaciones con ellos y a hacer un mejor uso del efectivo, lo cual repercute en la eficiencia de las finanzas de tu negocio.
Al implementar un sistema para gestionar los gastos de tu empresa, es posible crear y hacer respetar políticas que potencien la optimización. En consecuencia, puedes puntualizar aspectos como:
De igual forma, puedes habilitar las áreas involucradas para que colaboren en el proceso. Así, facilitas el flujo de trabajo e impulsas el logro de los objetivos de cada una de las instancias relacionadas con el gasto.
Las soluciones digitales para el Spend Management facilitan las complejas tareas de los equipos de finanzas. Permiten que todos los gastos sean consolidados en una misma plataforma.
De esa forma, su análisis se hace más expedito y las decisiones están fundamentadas en los hallazgos de la información. También, hace posible la prospección de los gastos futuros.
Establecer límites y procesos estandarizados, lo que facilita que los colaboradores de otras áreas sepan a qué atenerse. En definitiva, un sistema para gestionar los gastos contribuye a la eficiencia de toda la organización.
En AGILICE, hemos sido parte de la transformación digital de las empresas, desarrollando soluciones tecnológicas para agilizar los procesos financieros.
Automatiza tu gestión de gastos y mantén un mejor control financiero de tu empresa.
Te acompañamos a lo largo de cada paso en la gestión de gastos de tu empresa para facilitarte el proceso. Podemos ayudarte en cada uno de los principales aspectos clave:
La gestión de gastos es un proceso crítico para las finanzas de tu empresa. De allí, la importancia de su control y adecuación a la disponibilidad de recursos y las políticas de tu negocio.
En AGILICE, queremos ser tus aliados para la automatización de tus procesos financieros. Por eso, hemos desarrollado soluciones digitales para facilitar todo lo relacionado con el manejo de gastos en tu empresa.
Con nuestras herramientas puedes despedirte de la rendición de cuentas manual, así como de engorrosos procesos con proveedores.
Contáctanos y descubre la solución automática para facilitar la gestión financiera de gastos.
También te puede interesar:
Compromisos de pago: cómo unificarlos y digitalizar tus boletas de honorarios
Cómo evitar los pagos duplicados de las rendiciones de tu empresa
Portal Proveedores: tu punto de contacto con tus socios de negocios