La Gestión de Gastos Empresarial, también conocida como Business Spend Management, es un elemento fundamental para el éxito de tu empresa. Sin embargo, es posible que hayas enfrentado desafíos que dificultan una implementación eficaz.
En este artículo, abordaremos los principales obstáculos en este proceso. Además, te brindaremos algunas recomendaciones útiles para superarlos.
La gestión del gasto corporativo o BSM es esencial para la administración financiera de las empresas por varias razones.
Ayuda a tener un mejor control sobre las finanzas y recursos porque brinda una visión clara de dónde se está gastando el dinero y cómo se están utilizando los recursos.
Optimiza las operaciones, puesto que permite identificar áreas de gastos innecesarios o ineficientes. Este conocimiento es de utilidad para tomar medidas, corregirlas y aumentar la eficiencia de la empresa.
Facilita las negociaciones con proveedores. Conocer exactamente en qué y cuánto se gasta otorga un mayor poder para pactar nuevos tratos.
Garantiza el cumplimiento normativo. El gasto corporativo implica no solo el control financiero y la eficiencia operativa, el aspecto normativo debe estar presente para mantener la integridad y legalidad de la empresa en todo momento.
La Gestión de Gastos Empresarial permite optimizar recursos y asegura una eficiente toma de decisiones.
Identificar los principales desafíos de la gestión del gasto es una tarea estratégica. Permite anticiparse a problemas potenciales y optimizar los recursos de la empresa.
A continuación, exploramos algunos de los que consideramos clave y brindamos sugerencias para resolverlos.
Uno de los desafíos relevantes en la gestión del gasto es la falta de conocimiento sobre las fuentes de gasto. Esto dificulta determinar las áreas de mejora. Además, no contar con datos claros y actualizados limita la capacidad de tomar decisiones informadas en la gestión del presupuesto.
Utilizar soluciones digitales permite obtener trazabilidad de todo el ciclo de egresos y mejorar la eficiencia en los procesos dentro de la empresa.
Utilizar una soluciones digitales, como AGILICE, permite automatizar la gestión de todo el ciclo de egresos de la empresa, desde la compra hasta el pago, obteniendo completa trazabilidad y control.
La gestión del gasto enfrenta comúnmente la utilización de registros y datos poco precisos. Generalmente se debe a la descoordinación entre áreas o la utilización de distintos sistemas para cada uno de los procesos involucrados.
Como resultado, los registros financieros no son muy confiables o requieren de un alto nivel de consolidación manual, lo que aumenta la posibilidad de tomar decisiones erróneas o en el mejor escenario, malgastar una gran cantidad de tiempo de tu equipo para dar con la información.
Contar con una solución tecnológica que centralice los procesos es fundamental. Estas plataformas recopilan y analizan información rápidamente, gracias a la automatización, sin perder la precisión requerida.
Uno de los conceptos más visibles en término del gasto, suele estar ligado con los procesos de compras, ya sea por compras necesarias para el funcionamiento de la operación propia, por compras indirectas o por rendiciones de gastos incurridos por los colaboradores.
Para evitar incurrir en gastos innecesarios o no autorizados, es crucial establecer políticas claras y compartirlas con los equipos involucrados. Esto permitirá tener un mejor control de tus egresos.
Para tener mayor control de los recursos en la gestión del gasto, es recomendable contar con soluciones eficientes Las plataformas no sólo agilizan los procesos, sino que también reducen errores y evitan dificultades en el manejo de las finanzas.
Soluciones digitales que potencien, por ejemplo, los procesos de facturación electrónica, son clave para la gestión del gasto. Es por ello que resulta de gran importancia poder asignar los recursos necesarios a procesos críticos que impactan directamente la continuidad operacional del negocio.
Además, al implementar sistemas automatizados que simplifiquen procesos como rendiciones o control pago a proveedores, permitirán asignar una valiosa cantidad de recursos a cuestiones de mayor valor para el negocio.
Si no se cuenta con una capacidad analítica sólida, es posible que no se puedan identificar patrones y oportunidades de ahorro en la Gestión del Gasto. Para superar este desafío, es importante contar con expertos en análisis de datos que puedan ayudar a tomar decisiones estratégicas, así como con las soluciones necesarias para generar dicha reportería.
La tecnología automatiza el análisis de datos para enfocar esfuerzos en tareas que generan valor. Las soluciones especializadas de Gestión de Gastos Empresarial permiten además tener una visión global de la empresa y de su desempeño. Su capacidad de análisis y reportería detallada posibilitan la comparación de datos, lo que facilita la identificación de tendencias y patrones que, de otra manera, podrían pasar desapercibidos.
Para crear una cultura que promueva las prácticas y estrategias de la Gestión de Gastos Empresarial, es necesario involucrar a todos los niveles y departamentos de la organización. Esto implica una comunicación clara y efectiva por parte de la alta dirección, así como una capacitación adecuada para que todos comprendan la importancia y los beneficios de esta estrategia.
La cultura organizacional debe promover la transparencia, colaboración y responsabilidad en el manejo de gastos, involucrando a todos los empleados. En ese sentido, las soluciones tecnológicas facilitan no solo una gestión eficiente, aumentando la transparencia y control, sino que fomentan la colaboración entre departamentos para la toma de decisiones basadas en información precisa y compartida por todos.
La toma de decisiones, cuando las estructuras de las organizaciones están distribuidas por diversos equipos o departamentos, puede ser un proceso complejo, especialmente cuando se trata de decisiones relacionadas con gastos.
La dificultad radica en que cada individuo puede tener diferentes perspectivas y prioridades, lo que puede generar conflictos y duplicidades en el proceso de elección
Es importante que los múltiples tomadores de decisiones trabajen juntos eficientemente para evitar costos adicionales. Con Compras AGILICE, es posible consolidar requerimientos, roles y aprobaciones para optimizar el proceso de compras.
Uno de los desafíos que usualmente queda relegado, pero es sin duda un aspecto clave en la Gestión de Gastos Empresarial, es la resistencia al cambio. De nada servirá toda la planificación estratégica y transformaciones digitales si no existe un convencimiento profundo de los miembros de la organización.
Sin embargo, hay elementos que pueden ayudar a superar estas barreras. Una comunicación eficaz, la formación adecuada y hacer parte de estos procesos a los colaboradores, contribuyen significativamente con el compromiso sobre las ventajas y beneficios de aplicar una estrategia de Gestión de Gastos Empresarial.
Tal como hemos revisado, a pesar de los desafíos que puede presentar la Gestión de Gastos Empresarial o BSM, la implementación de las soluciones tecnológicas adecuadas configuran un aliado estratégico clave para transformar la gestión del gasto.
AGILICE ofrece soluciones especialmente diseñadas para facilitar la implementación de una estrategia de Gestión de Gastos Empresarial, mejorando la visibilidad, precisión, eficiencia y la toma de decisiones en los procesos internos que involucran los gastos corporativos.
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