La gestión de gastos empresariales, o Business Spend Management, juega un rol clave en la eficiencia operativa y la sostenibilidad financiera. Sin embargo, muchas organizaciones se enfrentan a barreras que pueden dificultar una adopción y un control efectivo.
En este artículo exploramos algunos de estos desafíos frecuentes y compartimos perspectivas prácticas que pueden aportar a una mejor gestión.
La gestión del gasto corporativo o BSM es esencial para la administración financiera de las empresas por varias razones.
Ayuda a tener un mejor control sobre las finanzas y recursos porque brinda una visión clara de dónde se está gastando el dinero y cómo se están utilizando los recursos.
Optimiza las operaciones, puesto que permite identificar áreas de gastos ineficientes. Este conocimiento es de utilidad para tomar medidas, corregirlas y aumentar la eficiencia de la empresa.
Facilita las negociaciones con proveedores. Contar con información precisa sobre en qué y cuánto se gasta fortalece la posición de la empresa para pactar mejores condiciones comerciales.
Favorece el cumplimiento normativo. Una gestión estructurada del gasto contribuye a mantener registros precisos, facilita auditorías y asegura que los desembolsos se realicen de acuerdo con políticas internas y regulaciones externas, reduciendo así riesgos de incumplimiento.
Identificar los principales desafíos de la gestión del gasto es una tarea estratégica. Permite anticiparse a problemas potenciales y optimizar los recursos de la empresa.
No tener visibilidad detallada de las fuentes del gasto dificulta comprender qué áreas consumen más recursos, en qué etapas se generan desviaciones y cómo priorizar acciones para corregir.
Esta falta de claridad abre espacio a gastos innecesarios, pagos duplicados o presupuestos mal ajustados.
Utilizar soluciones digitales permite obtener trazabilidad de todo el ciclo de egresos y mejorar la eficiencia en los procesos dentro de la empresa.
Implementar soluciones digitales especializadas permite centralizar la información de todo el ciclo de egresos —desde la solicitud de compra hasta el pago a proveedores—, asegurando trazabilidad, control en tiempo real y datos confiables para respaldar la toma de decisiones financieras.
La gestión del gasto enfrenta comúnmente la utilización de registros y datos poco precisos. Generalmente se debe a la descoordinación entre áreas o la utilización de distintos sistemas para cada uno de los procesos involucrados.
Como resultado, los registros financieros requieren de un alto nivel de consolidación, habitualmente manual, lo que aumenta la posibilidad de tomar decisiones erróneas o en el mejor escenario, malgastar una gran cantidad de tiempo del equipo para dar con la información.
Contar con una solución tecnológica que centralice los procesos es fundamental. Estas plataformas recopilan y analizan información rápidamente, gracias a la automatización, sin perder la precisión requerida.
Uno de los conceptos más visibles en término del gasto, suele estar ligado con los procesos de compras, ya sea por compras necesarias para el funcionamiento de la operación, por compras indirectas o por rendiciones de gastos incurridos por los colaboradores.
Para evitar incurrir en gastos innecesarios o no autorizados, es crucial establecer políticas claras y compartirlas con los equipos involucrados. Esto permitirá tener un mejor control de los egresos.
En muchas organizaciones, los equipos financieros y de compras deben administrar grandes volúmenes de transacciones y documentos con herramientas manuales o procesos fragmentados. Esta limitación de recursos —tanto de tiempo como de capacidad operativa— reduce la visibilidad y aumenta el riesgo de errores o retrasos que afectan el flujo de caja.
Implementar soluciones digitales y automatizar tareas repetitivas, como la recepción de facturas electrónicas, las rendiciones de gastos o el control de pagos a proveedores, libera tiempo y esfuerzos de los equipos. Así, se pueden reasignar recursos humanos a actividades de mayor valor estratégico, como la planificación financiera, la negociación con proveedores o la optimización del presupuesto.
Si no se cuenta con una capacidad analítica sólida, es posible que no se puedan identificar patrones y oportunidades de ahorro en la Gestión del Gasto. Para superar este desafío, es importante contar con expertos en análisis de datos que puedan ayudar a tomar decisiones estratégicas, así como con las soluciones necesarias para generar dicha reportería.
La tecnología automatiza el análisis de datos para enfocar esfuerzos en tareas que generan valor. Las soluciones especializadas de Gestión de Gastos Empresarial permiten además tener una visión global de la empresa y de su desempeño. Su capacidad de análisis y reportería detallada posibilitan la comparación de datos, lo que facilita la identificación de tendencias y patrones que, de otra manera, podrían pasar desapercibidos.
Para crear una cultura que promueva las prácticas y estrategias de la Gestión de Gastos Empresarial, es necesario involucrar a todos los niveles y departamentos de la organización. Esto implica una comunicación clara y efectiva por parte de la alta dirección, así como una capacitación adecuada para que todos comprendan la importancia y los beneficios de esta estrategia.
La cultura organizacional debe promover la transparencia, colaboración y responsabilidad en el manejo de gastos, involucrando a todos los empleados.
La toma de decisiones, cuando las estructuras de las organizaciones están distribuidas por diversos equipos o departamentos, puede ser un proceso complejo, especialmente cuando se trata de decisiones relacionadas con gastos.
La dificultad radica en que cada individuo o equipo puede tener diferentes perspectivas y prioridades, lo que puede generar conflictos y duplicidades en el proceso de elección
Es importante que los múltiples tomadores de decisiones trabajen juntos eficientemente para evitar costos adicionales.
De nada servirá toda la planificación estratégica y transformaciones digitales si no existe un convencimiento profundo de los miembros de la organización.
Una comunicación eficaz, la formación adecuada y hacer parte de estos procesos a los colaboradores, contribuyen significativamente con el compromiso sobre las ventajas y beneficios de aplicar una estrategia de Gestión de Gastos Empresarial.
Tal como hemos revisado, a pesar de los desafíos que puede presentar la Gestión de Gastos Empresarial o BSM, la implementación de las soluciones tecnológicas adecuadas configuran un aliado estratégico clave para transformar la gestión del gasto.
AGILICE ofrece soluciones especialmente diseñadas para facilitar la implementación de una estrategia de Gestión de Gastos Empresarial, mejorando la visibilidad, precisión, eficiencia y la toma de decisiones en los procesos internos que involucran los gastos corporativos.
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