El área de administración y finanzas de las empresas tiene a su cargo funciones críticas de las que dependen los negocios y operaciones con proveedores. Realizar su labor de la forma más eficiente, sin errores y acorde a los plazos estipulados es determinante.
En ese sentido, resulta cada vez más clave lograr optimizar los flujos de trabajo y mejorar la comunicación al interior de los equipos como entre los distintos departamentos de la compañía. De esta forma se evitan cuellos de botella y pérdidas de dinero. Pero, ¿cómo lograrlo?, y ¿qué beneficios traen aparejadas las transformaciones en las prácticas y en las herramientas de trabajo?
3 prácticas para mejorar la eficiencia de tu equipo
Existe un conjunto de prácticas que se pueden implementar para lograr la mayor eficiencia a la hora de realizar las operaciones de pagos:
1- Comunicación con los equipos: tener conversaciones regulares con las personas que integran el sector para conocer los detalles de las tareas y plazos puede ayudar a eliminar las rutinas innecesarias, optimizar procesos (por ejemplo, a través de cronogramas de pagos a disposición de todos) y encontrar canales de colaboración al interior del equipo.
2- Capacitación profesional: la formación y desarrollo de las habilidades técnicas son fundamentales ya que todo el tiempo ocurren actualizaciones en las prácticas y en los softwares utilizados. Organizar programas, cursos y seminarios regulares para todos los niveles es una buena práctica a implementar.
3- Digitalizar y automatizar funciones: la optimización de procesos en los sectores que manejan grandes volúmenes de datos y necesitan contar información precisa en tiempo real depende hoy más que nunca de la implementación de soluciones de software para que todos los miembros del equipo y otras áreas interesadas cuenten con las herramientas centralizadas en un solo lugar. Por otro lado, la automatización del trabajo manual y repetitivo permite ahorrar una gran cantidad de tiempo en tareas como gestión, programación y conciliación, permitiendo a las empresas realizar las erogaciones de sus facturas electrónicamente mediante el uso de sistemas de pago electrónico.
Estas prácticas no son excluyentes entre sí y aplicadas en conjunto pueden potenciar los resultados, pero hay una que en el contexto actual tiene gran relevancia y utilidad para el área de finanzas: la digitalización de procesos.
Las empresas que implementan P2P automatizado han logrado ahorros entre 15 y el 25% en la mayoría de las transacciones. Fuente: McKinsey
Software de finanzas: herramienta indispensable para ahorrar tiempo
Disponer de datos de forma ordenada y de forma eficiente para garantizar el buen funcionamiento del departamento de datos es posible gracias a los softwares de finanzas que contienen múltiples funcionalidades. Entre ellas podemos encontrar opciones que permiten:
1 - Agilizar la gestión de facturas: automatizar los procesos de emisión y recepción de facturas, visualizar la trazabilidad de los comprobantes y contar con información actualizada es crucial para tomar las mejores decisiones en el momento oportuno y liberar tiempo y recursos para focalizar en tareas que agregan valor. Reunir todos estos recursos en una sola plataforma permite llevar un mayor control de las operaciones efectuadas y reducir los riesgos de fraude y pagos duplicados.
2 - Mejorar la relación con los proveedores: brindar visibilidad en tiempo real sobre el estado de las facturas y pagos a las personas con las que se realizan transacciones de forma regular ofrece seguridad y certeza de que los procesos se encuentran en orden y sin retrasos. De esta forma se obtienen mejoras en la productividad del equipo encargado de atender las consultas y un flujo de trabajo eficiente para realizar los pagos en tiempo y forma.
Algunos softwares de finanzas permiten resolver hasta un 95% de las interacciones con tus proveedores en línea, generando ahorros de hasta un 7%. Fuente: Agilice
3 - Facilitar la rendición de gastos de la compañía: el reemplazo de las tareas manuales de rendición de gastos por procesos completamente digitales minimiza la ineficiencia por pérdida de comprobantes, errores en el tipeo, gastos duplicados y rendiciones de facturas rechazadas.
Beneficios de la digitalización en los procesos de pago
La adopción de un software de finanzas proporciona importantes beneficios para el ordenamiento y ejecución de las tareas particulares de los profesionales evitando procesos financieros ineficientes, pero también para la compañía en general:
- Efectuar pagos en tiempo y forma o de forma adelantada puede traducirse en descuentos y ahorros de costos y mayores retornos para la empresa.
- Los pagos electrónicos son más económicos frente a la cantidad de insumos en papel y gastos de almacenamiento necesarios que implican el uso de cheques.
- La digitalización permite obtener datos para comprender y analizar comportamientos y patrones y elaborar estrategias que mejoren los procesos y el logro de los objetivos generales de la empresa.
El mercado global de software Procure To Pay se valoró en USD 5,0 mil millones en 2018 y se espera que alcance los USD 9,2 mil millones para el año 2026. Fuente: Reports and Data
En suma, optimizar las tareas de los equipos de finanzas encargados de organizar y ejecutar los procesos de pagos es posible a través de la digitalización y automatización. Asegurar la disponibilidad de información y el cumplimiento de los plazos es crucial para el buen desempeño de la compañía frente clientes y proveedores y también para garantizar un flujo de trabajo sin fricciones en el que los equipos puedan desarrollar sus habilidades al máximo.
¿Está tu equipo de finanzas haciendo buen uso del tiempo? ¿ y tú?
