La digitalización es un elemento crucial para mejorar la productividad de cualquier compañía, ya que permite realizar tareas y procesos administrativos en menor tiempo. Para efectos del pago a proveedores, las herramientas digitales surgen como una solución para optimizar el ciclo de abastecimiento.
En este artículo, te daremos a conocer las principales ventajas de digitalizar el proceso de pago y cómo AGILICE puede ser tu aliado en esta transición.
Proceso de pago convencional
El pago a proveedores es una inversión necesaria que realizan las empresas para adquirir productos y servicios que ayuden en sus operaciones cotidianas.
Las compañías que procesan los pagos por medios convencionales enfrentan una lucha constante para mantenerse al día con el volumen de trabajo. En ocasiones, es necesario contratar personal adicional con dedicación completa para llevar a cabo estas transacciones.
Cada semana, llevan a cabo procesos que consumen tiempo. Tal es el caso de la selección de facturas a pagar, generación manual de archivos por lotes, y el seguimiento manual del estado del pago realizado.
La verificación y monitorización para asegurar la correcta ejecución de cada pago requieren de mayor tiempo y aumenta el riesgo de errores. Este proceso incluye la emisión de notas manuales a los proveedores para confirmar la recepción de los fondos.
Automatizar esta gestión proporciona una visión completa del estado de cada factura, desde su recepción hasta la emisión del pago, permitiendo mayor transparencia y control en cada paso. La digitalización de los procesos de pago a proveedores es una solución que facilita la optimización de las operaciones de una empresa.
Dolores del proceso de pago convencional
El proceso de pago convencional genera una serie de dolores a los equipos financieros de las empresas, los cuales ocasionan fricción y consumen recursos valiosos. Estos desafíos incluyen:
Asimetrías en información sobre estatus de facturas
Cuando existe asimetría en la información sobre el estado de las facturas, el proceso no fluye; cada una de las partes involucradas maneja datos o referencias diferentes.
Esto puede ocasionar retrasos y problemas que consumen tiempo y recursos valiosos. Los proveedores y los equipos financieros deben realizar llamadas y enviar correos electrónicos para obtener información sobre el estado de las facturas.
No contar con un proceso digitalizado genera descoordinación interna. Es necesario que diferentes departamentos lleven a cabo actividades adicionales para alinear sus visiones fragmentadas del estado de las facturas.
Notificaciones tardías o no oportunas
Otro de los dolores de no digitalizar el proceso de pago son las notificaciones tardías sobre el estado de las facturas. Si estas notificaciones no llegan en el momento previsto, no están cumpliendo con sus objetivos, por ejemplo: recordar fechas críticas, cambios en el proceso o pago oportuno.
Esto afecta la proactividad de la organización, incide en el cumplimiento de los plazos y puede resultar en decisiones basadas en datos desactualizados. Todo esto tiene consecuencias en la imagen y productividad de la empresa.
Cumplimiento de la ley pago oportuno
La necesidad de auditar y demostrar el cumplimiento de la ley puede convertirse en una tarea difícil. El proceso convencional no siempre facilita la recopilación y presentación eficiente de la documentación necesaria para auditorías.
La falta de automatización y visibilidad puede aumentar el riesgo de incumplimiento involuntario. Los retrasos en la identificación de facturas pendientes pueden dar lugar a multas y sanciones, afectando la salud financiera de la empresa.
Beneficios de digitalizar el proceso de pago a proveedores
Al digitalizar el proceso de pago de proveedores con AGILICE disfrutarás de considerables beneficios. Nuestra solución te permite llevar a cabo la recepción automatizada y el control pago de facturas, con trazabilidad y transparencia de la información.
Información disponible en tiempo real
Con el portal de proveedores podrás tener información disponible de lo que ocurre en tiempo real. Esto te permite gestionar de manera más eficiente el pago de facturas a tus proveedores, ahorrando tiempo y dinero.
Así mismo, la plataforma facilita identificar oportunidades e involucrarse en proyectos de mejora para finanzas y pagos resultando en mayor productividad y mejora de los servicios.
Un solo punto de contacto con tus proveedores y subcontratistas
Al tener acceso a información en línea, Portal Proveedores elimina asimetrías de información, evitando reprocesos y simplificando las operaciones de pago a proveedores.
Aproximadamente el 95% de las interacciones con proveedores se resuelven eficientemente al equilibrar los canales de comunicación y proporcionar certeza sobre la recepción y el estado de los documentos.
Este enfoque no solo mejora la relación, sino que también reduce costos y tiempos al disminuir la necesidad de llamadas para solicitar información y la redacción de correos electrónicos para responder a consultas.
De esta manera, se identifican rápidamente los posibles errores y las áreas de mejora. Como resultado, se obtiene un equipo financiero más productivo y un ciclo de abastecimiento eficiente.
Notificaciones para cada etapa del proceso del pago
En un entorno digitalizado, como el proporcionado por un portal de pago, las notificaciones juegan un papel crucial para mantener a los equipos al día, así como para agilizar cada etapa del proceso de pago a proveedores.
Digitalizar el proceso de pagos a proveedores con notificaciones estratégicas en tiempo real, desde órdenes de compra hasta confirmación de pagos, te mantendrá informado y al día.
Estas notificaciones estratégicas están diseñadas para darte visibilidad y control en tiempo real. Aseguran una gestión efectiva, desde la emisión de órdenes de compra hasta la confirmación de pagos. Ofrecen las siguientes ventajas:
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Enviar notificaciones instantáneas al generar órdenes de compra.
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Obtener alertas en tiempo real al recibir facturas, permitiendo una supervisión constante de los documentos entrantes.
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Emitir notificaciones automáticas al alcanzar la fase de aprobación, lo que garantiza una gestión eficaz.
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Mantenerte al tanto de cada cambio en el estado de pago, ya sea aprobación, proceso de pago o confirmación.
Cumplimiento de normativas vigentes
Al utilizar plataformas tecnológicas, tu empresa estará en condiciones de cumplir rigurosamente con los plazos de pago a proveedores en estricta concordancia con la normativa establecida por la ley.
Este enfoque garantiza el respeto de los pagos dentro del plazo acordado. Esto se debe a que elimina la posibilidad de pérdida de órdenes de compra, facturas duplicadas o retrasos para cancelar los compromisos.
A su vez, llevar el registro y control del proceso hace más sencilla la auditoría y el cumplimiento de las normativas vigentes. De esta forma, se fortalece la posición financiera y la reputación de tu empresa.
AGILICE tu aliado estratégico para la gestión de pago a proveedores
Al digitalizar el proceso de pago a proveedores a través de AGILICE se resolverá hasta el 97% de las interacciones. Te alivia de tareas tediosas y propensas a errores.
Con un portal de proveedores, gestionarás de manera eficiente la recepción y pago de facturas y generarás un ahorro de hasta un 30% de tiempo. Esta eficiencia se traduce directamente en beneficios tangibles para tu empresa.
Además, la transparencia total es un componente clave. Para lograrla, eliminamos asimetrías de información y garantizamos un proceso trazable.
Los proveedores obtienen visibilidad en línea del estado de facturas, pagos y más, fortaleciendo así la relación empresarial. De esta forma, la transparencia se convierte en un pilar fundamental para la confianza entre las partes involucradas.
La centralización de información se presenta como otro aspecto relevante. Al contar con un solo punto de contacto para proveedores y subcontratistas, se simplifica la gestión de pagos. Se evitan las llamadas frecuentes solicitando información al respecto.
Con AGILICE lograrás una eficiencia del 97% en transparencia y cumplimiento normativo en la gestión de pagos a proveedores.
Finalmente, destacamos la importancia del cumplimiento normativo. Aseguramos pagos oportunos, cumpliendo con las normativas vigentes y proporcionamos certeza al proveedor de que todo el proceso está en orden.
Este compromiso con las normas se alinea con las prácticas éticas y legales en el entorno empresarial actual.
Conclusiones
Una gestión de pagos a proveedores eficiente implica innovación e integración tecnológica para que todas las operaciones financieras de la empresa se cumplan a cabalidad.
AGILICE surge como la solución definitiva. Digitaliza cada aspecto del proceso de pago a proveedores a través de una plataforma integral capaz de optimizar tiempos, eliminar asimetrías informativas y asegurar el cumplimiento normativo.
Al adoptar AGILICE, no solo mejorarás la productividad de tu equipo financiero; también, vas a potenciar la transparencia en cada etapa del ciclo de abastecimiento.
¡Haz de AGILICE tu aliado estratégico hoy mismo! Contáctanos para descubrir cómo tu empresa puede aumentar la productividad con la digitalización.
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