¿Cómo estás manejando la automatización de facturas en tu empresa? Este proceso es crítico para el éxito de tu negocio y es el punto de partida para la planificación financiera.
La facturación automatizada es una aliada para cumplir con los requisitos fiscales en Chile. Adicionalmente, apunta a la precisión y la velocidad en la gestión financiera y reputación del negocio.
Resulta muy útil en cualquier empresa en crecimiento, a fin de optimizar la dinámica empresarial. Por ello, te invitamos a poner la atención en este proceso y a la forma como puede ayudar a la eficiencia y rentabilidad de la empresa.
En este artículo, te comentamos acerca de la importancia en la automatización de la facturación, qué implica y cómo apoya al crecimiento de tu negocio.
Definición de automatización de facturas
El proceso de facturación en las empresas es crucial para su manejo financiero. La automatización de estas tareas permite un mayor control y la trazabilidad de las operaciones.
Por un lado, facilita la gestión interna de cada una de las fases de aprobación; por el otro, posibilita la comprobación de información ante el Servicio de Impuestos Internos (SII) de los documentos fiscales que recibes.
La automatización de facturas permite un mejor control de los compromisos adquiridos por la empresa y te ayuda a gestionar su pago.
Este proceso puede tomar tiempo que incomoda a los involucrados, pero también su retraso impacta en los reportes al SII. Todo esto, sin contar con la posibilidad de errores y el desconocimiento de su estatus, en muchos casos.
Afortunadamente, la transformación digital nos ha provisto de una solución: la automatización de facturas. Consiste en contar con herramientas digitales que permiten la correcta gestión durante los procesos de emisión, recepción, almacenamiento y validación de estos documentos.
Con ello, la empresa ahorra tiempo y recursos. Al tiempo que cumples con las regulaciones fiscales de la Ley Nº 20.727 que, desde 2018, establece la obligatoriedad de la facturación electrónica.
Por lo tanto, la factura electrónica constituye un documento digital válido y obligatorio que respalda las operaciones comerciales entre contribuyentes.
De esta manera, reemplaza a las facturas de papel y hace que el facturador quede habilitado como emisor y receptor de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE). Esto implica que la gestión de los procesos vinculados con la facturación sea crucial para la salud financiera de tu negocio.
Cómo la automatización de facturas puede acelerar el crecimiento empresarial
Dada la importancia de la automatización de facturas, el único camino que queda es aplicarla en tu negocio. Ante esta realidad, ¿te has preguntado si la forma en la que llevas el proceso es la más eficiente?
El proceso de automatización requiere de la implementación de herramientas digitales y es normal que no comprendas del todo cada una de sus fases. Por eso, la importancia de contar con un aliado tecnológico que te apoye con este proceso.
Contar con una solución integral para la facturación electrónica pone al alcance de tus manos muchas ventajas. Vamos a explorar algunas en detalle para que las puedas conocer:
Reducción de costos
La facturación es un proceso costoso por muchas razones. Por un lado, a pesar de ser electrónica, si no cuentas con un sistema, requieres personal dedicado a la tarea.
Al facilitar la emisión y automatizar la recepción de facturas, la dedicación del personal a esta labor disminuye, lo que permite ocupar su tiempo en otras actividades. Esto reduce el costo, tanto en recursos humanos como en recursos operativos.
La automatización ahorra tiempo, acelerando los resultados y minimizando los errores, como entradas duplicadas. Así, todo se sistematiza de forma ordenada y rápida.
Al mismo tiempo, permite su almacenamiento de forma sencilla, ahorrando tanto en espacios como en medidas de preservación. Todo esto contribuye al mejor uso de los recursos de la empresa.
Mejora de la eficiencia
La eficiencia es entendida como la capacidad para el uso adecuado de las herramientas a fin de alcanzar los objetivos trazados. En tal sentido, implica el empleo de la menor cantidad de recursos, por lo que representa un reto organizacional.
La automatización, en cualquiera de sus versiones, hace que los procesos sean más eficientes. En el caso de las facturas, conlleva que cada uno de los pasos se realice con el menor esfuerzo y en menos tiempo.
De forma tal que la automatización de facturas te permite digitalizar y optimizar los procesos de emisión y recepción de este tipo de documentos fiscales. Gracias a esto, puedes concentrar tus recursos en el logro de los objetivos estratégicos.
La automatización en la recepción de facturas te facilita la obtención de:
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La recepción automatizada de facturas.
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Una trazabilidad completa de todo el proceso.
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La conciliación SII.
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El establecimiento de reglas de recepción automáticas.
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El cuadre de tus facturas en relación con el Registro de Compra y Venta (RCV SII)
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El check factoring de las facturas cedidas.
Todo lo anterior, incrementa la eficiencia de la gestión de facturas, con muy poca intervención de tu personal. Además, cumples a cabalidad con la regulación vigente y los requisitos del SII.
Aumento de la precisión
Cuanto más amplias son las operaciones de una empresa, mayores son las dificultades para dar cumplimiento a todos los procesos. Por ello, es fundamental que los responsables de finanzas velen por estas acciones.
De allí que la precisión sea una regla, ya que todo lo relacionado con ingresos y egresos pasa por la facturación. Es así como el factor tiempo se hace determinante, tanto en la relación con los proveedores como en el óptimo seguimiento de todas las acciones que garantizan el cumplimiento con el SII.
Una de las ventajas de la automatización del proceso de recepción de facturas es que cada uno de los pasos queda establecido en el sistema. En consecuencia, debe ser cumplido para que se pueda avanzar al siguiente estado.
Todo ello, lleva a minimizar los errores y, sobre todo, la doble carga de facturas que puede ocurrir producto de equivocaciones. Este tipo de situaciones son frecuentes cuando el proceso se lleva a cabo de forma manual.
Por otro lado, la automatización facilita y acelera el proceso, haciendo que el tratamiento de las facturas recibidas sea más prolijo y, al mismo tiempo, garantiza el seguimiento de cada paso en menos tiempo.
Mejora de la visibilidad
Una contundente ventaja del proceso de automatización de tus facturas es la trazabilidad. En consecuencia, siempre puedes conocer el estado de estos documentos fiscales, así como la secuencia de aprobaciones.
Digitalizar el proceso de facturación te permite la visibilidad de todas tus facturas, tanto las recibidas, como las emitidas, aceptadas o rechazadas, ante el SII. De esta manera, los procesos tributarios se mantienen al día.
Asimismo, puedes tomar las acciones pertinentes ante cualquier omisión y evitar intentos de fraude. Todo esto, con un claro panorama que te permite observar la totalidad de tus compromisos financieros.
Además, al automatizar el proceso de gestión de tus facturas, cuentas siempre con información en tiempo real. Es decir, puedes conocer el estado financiero de tu negocio con unos pocos clics.
Esto, sin dudas, facilita la toma de decisiones oportunas, tanto en relación con las facturas como con otras áreas del negocio. Así, obtienes claridad y control sobre lo relacionado con tus inversiones y el escalamiento de tu empresa.
Automatiza e integra el proceso de emisión y recepción de facturas de tu empresa con AGILICE
La complejidad del proceso de facturación de tu empresa depende del tamaño y naturaleza de las operaciones. Sin embargo, el crecimiento y expansión del negocio depende de tu capacidad para gestionarlo.
Por ello, la automatización de facturas representa el impulso que te permitirá alcanzar nuevos niveles. De hecho, muchas empresas se limitan en su crecimiento debido a sus limitaciones operativas.
En este sentido, tanto la emisión como la recepción de facturas son algo más que un proceso burocrático. En especial, porque los errores asociados al proceso implican importantes costos y multas que comprometen la reputación de la empresa, cosa que siempre debe ser evitada. Por ello, al automatizar la facturación ganas tanto en eficiencia como en imagen corporativa.
En AGILICE, ponemos a tu disposición nuestra plataforma con soluciones ajustadas a los procesos financieros de tu empresa. En nuestro módulo de facturación electrónica, puedes encontrar las mejores opciones para tu negocio.
¡Ya puedes acceder a la facturación electrónica en la nube! Así, monitorear tus compromisos financieros 24/7 desde cualquier dispositivo.
Con nuestra plataforma, se automatiza y simplifica la recepción de facturas y se optimizan tus tiempos de respuesta. Una vez que están en tu sistema, tienes visibilidad de los documentos, puedes hacer seguimiento y monitorear su tránsito.
Adicionalmente, con AGILICE todos tus procesos son accesibles mediante dispositivos electrónicos conectados a Internet. Esto es posible, porque todos nuestros módulos se encuentran en la nube, lo que facilita el trabajo colaborativo.
Todo esto contribuye a que las tareas se realicen de modo rápido y eficiente. Adicionalmente, proporcionamos servicio de soporte por diversas vías: telefónica, e-mail y chats, de forma que puedes elegir el canal que más te acomode.
Nuestras soluciones se integran con otros sistemas y procesos de tu organización. Por ello, puedes coordinar las tareas de tu ERP o sistema de gestión de recursos con nuestra plataforma de facturación electrónica.
También es posible integrarla con el portal de proveedores y tu herramienta de rendición de gastos. Estas, junto a la gestión de facturación, brindan agilidad a tu empresa.
Con nosotros, puedes olvidarte del papel y llevar tus procesos financieros a la medida de la transformación digital. Además, siempre contarás con soporte técnico y capacitaciones para aprovechar todas las ventajas de la plataforma.
Conclusiones
La implementación de un sistema para la automatización de facturas es una decisión estratégica para las finanzas de tu empresa. Una herramienta de este tipo permite la agilización de los procesos.
Ayuda a disminuir los errores y acelerar los resultados. Esto te permite cumplir tanto con tus proveedores en el tiempo establecido como con los requisitos del SII en términos tributarios.
Adicionalmente, te da acceso a la información de tu gestión de facturas en tiempo real y te apoya en la toma de decisiones informadas. En AGILICE, contamos con la mejor plataforma para ser tus aliados estratégicos en este proceso.
Por ello, te invitamos a conocer nuestra solución y a explorar las ventajas que tenemos para ti en materia de gestión de facturas electrónicas. Con nosotros, alcanzas tus objetivos, automatizando tus procesos. Conoce más de lo que tenemos para ti.
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