Claves para una gestión integral de compras y pagos

Un enfoque integral para la gestión de compras y pagos en una empresa no puede limitarse solo a adquirir bienes y servicios al mejor postor. Es necesario ir más allá, integrando prácticas que no solo aseguren la adquisición eficiente, sino también la gestión efectiva de los pagos, optimizando recursos y fortaleciendo relaciones con los proveedores.

Una gestión integral debe enfocarse en estos aspectos, utilizando la tecnología como un pilar para asegurar un crecimiento sostenible y maximizar la eficiencia operativa.

En este artículo, exploramos las mejores estrategias para lograrlo.

1. Establecer una estrategia de compras eficiente

Una estrategia de compras bien definida debe estar alineada con las necesidades y objetivos estratégicos de la empresa, garantizando que cada adquisición contribuya al crecimiento del negocio.

Para lograrlo, es fundamental analizar las necesidades presentes y futuras, evaluar a los proveedores con cuidado y negociar contratos mutuamente beneficiosos.

Este enfoque integral asegura que las compras sean económicamente viables y estratégicamente beneficiosas.

Las empresas que implementan estrategias de compras eficientes logran un ahorro promedio del 10% en sus costos de adquisición, según McKinsey & Company.

Analizar las necesidades de la empresa: identificar con precisión los insumos y servicios necesarios para el funcionamiento y desarrollo del negocio es clave. Esto requiere un análisis detallado de las necesidades actuales y futuras, considerando la demanda proyectada, las tendencias del mercado y los objetivos estratégicos.
Investigar proveedores potenciales: evaluar a diferentes proveedores es una tarea crítica que debe llevarse a cabo considerando múltiples factores: la calidad de los productos y servicios ofrecidos, los costos asociados, la fiabilidad y la capacidad para cumplir con los plazos y cantidades requeridas.
Negociar contratos favorables: un paso decisivo consiste en establecer términos que beneficien a ambas partes y aseguren una relación duradera, incluyendo precios competitivos, condiciones de pago, plazos de entrega y garantías. Además, es necesario incluir cláusulas que permitan ajustes según las necesidades del negocio y las fluctuaciones del mercado.

2. Implementar procesos de aprobación de compras robustos

Un proceso de aprobación de compras bien estructurado es vital para mantener el control y la transparencia en todas las transacciones. Su implementación implica seguir una serie de buenas prácticas:

Definir niveles de autorización: Es fundamental establecer quién tiene la autoridad para aprobar compras en diferentes niveles. Esto asegura que las decisiones de compras sean tomadas por las personas adecuadas, facilitando además la rendición de cuentas y la transparencia en el proceso.
Automatizar el flujo de trabajo: Utilizar software especializado para automatizar las solicitudes y aprobaciones de compras transforma significativamente la eficiencia del proceso: reduce errores humanos, acelera el tiempo de aprobación y proporciona un registro claro de todas las transacciones.

Las empresas que automatizan sus procesos de gestión de gastos pueden reducir los costos hasta en un 60%, mejorar la eficiencia en un 50% y reducir el riesgo de fraude en un 30%, según un estudio de Aberdeen.

Monitorear y auditar: Realizar revisiones periódicas de los procesos de compras facilita la detección y corrección de posibles desviaciones.Esto implica auditorías internas regulares para asegurar que todos los procedimientos se sigan correctamente y que las políticas de la empresa se cumplan en todo momento.

Con una estructura clara y herramientas adecuadas, las empresas pueden gestionar sus compras de manera más efectiva y centrarse en su crecimiento y desarrollo estratégico.

3. Optimizar la gestión de pagos a proveedores

Una gestión eficiente de pagos a proveedores mantiene relaciones comerciales saludables y evita interrupciones en la cadena de suministro.

Implementar la automatización de pagos y la conciliación periódica, entre otras prácticas, mejora la satisfacción de los proveedores, fortaleciendo la estabilidad operativa.

Establecer plazos de pago claros: Negociar y comunicar claramente los términos de pago con los proveedores es parte fundamental del éxito de la relación. Esto implica acordar plazos específicos para los pagos y asegurarse de que todas las partes involucradas comprendan y acepten estos términos.
Automatizar los pagos: Utilizar sistemas electrónicos de pago garantiza que los proveedores reciban sus pagos de manera puntual. La automatización reduce significativamente la carga administrativa y asegura que los pagos se procesen rápidamente, mejorando la satisfacción del proveedor.
Realizar conciliaciones periódicas: Verificar regularmente los pagos y resolver discrepancias mantiene la precisión financiera. Este proceso ayuda a corregir errores, detectar fraudes y asegurar que las transacciones se registren correctamente.

La optimización de todos estos procesos no solo mejora la relación con los proveedores, sino que también contribuye a una mejor gestión del flujo de caja de la empresa.

AGILICE para una gestión integral de compras y pagos

AGILICE es una solución integral diseñada para optimizar la gestión de compras y pagos. Sus módulos permiten unificar y automatizar todo el ciclo de compras, desde la solicitud hasta la gestión de pago a proveedores, garantizando una mayor eficiencia y transparencia en cada paso del proceso.

Gestión de Compras

Centralización de necesidades: Controla todas las solicitudes y aprobaciones en un solo lugar, facilitando una supervisión completa.
Comparación eficiente de proveedores: Evalúa proveedores de manera efectiva para tomar decisiones informadas.
Automatización de órdenes de Compra: Genera órdenes de compra de manera automática, reduciendo errores y acelerando procesos.
Gestión de contratos: Maneja contratos de manera eficiente para garantizar que los términos se cumplan correctamente.

Gestión de Pagos

Programación eficiente de pagos: Asegura que tus proveedores reciban sus pagos puntualmente, fortaleciendo las relaciones comerciales.
Conciliación automática: Simplifica la verificación de transacciones con herramientas de conciliación automática, ayudando a detectar discrepancias o posibles fraudes.

Contáctanos y optimiza tus procesos de compras y pagos con una gestión integral, ágil y eficiente.