La planificación del flujo de caja es un factor crítico para el éxito de una empresa. En especial, porque sólo mediante este proceso puedes tener claridad de la liquidez o riesgos financieros del negocio.
A continuación, te contaremos cuál es la importancia de planificar el flujo de efectivo que requieres del negocio. También abordaremos qué elementos debes considerar para conseguirlo y cómo la tecnología te otorgará mayor eficiencia.
Importancia de la planificación del flujo de caja
Una de las piezas fundamentales para el funcionamiento continuo de las empresas depende de la correcta ejecución de la planificación del flujo de caja. En la medida en que tomes previsiones financieras, te podrás adelantar a los posibles desafíos y proteger las operaciones del negocio.
El Portal Proveedores garantiza la transparencia en cada etapa del proceso de pago, emitiendo notificaciones al día.
Como encargado de las finanzas de una empresa, tu mirada debe estar puesta en garantizar la fluidez del dinero. En tal sentido, observar los ingresos y egresos te permite tener una mayor seguridad para cumplir con las obligaciones financieras.
Ahora bien, en este ejercicio cotidiano existen muchos aspectos que debes atender. Uno de ellos es el control de las notas de crédito que te posibilita evitar el cobro de IVA en el libro de ventas.
En la medida en que tienes mayor número de transacciones, el manejo de estos documentos se hace más complejo. Hoy existen soluciones que te facilitan su control, como es el caso de AGILICE.
Con esta plataforma, podrás mantener el control de tus gastos, al tiempo que digitalizas cada uno de ellos. Así evitas errores y dobles cargos, promoviendo al mismo tiempo la transparencia y la eficiencia.
Planificación del flujo de caja y desconocimiento de la liquidez
Sin duda, una de las razones para cuidar la planificación del flujo de caja, es conocer la liquidez de tu empresa. Cada una de las áreas del negocio funciona sobre la base de que hay dinero suficiente para realizar sus tareas.
Sin embargo, es el responsable de las finanzas quien tiene el panorama completo de la liquidez de la empresa. En tal sentido, conoce cuánto se ha vendido y cuándo se compra. También sabe cuánto se adeuda y a quiénes.
La liquidez que resulta del diferencial de los ingresos y los egresos es la que posibilita que la empresa pueda funcionar. Igualmente, la planificación de cada uno de estos elementos permitirá saber en qué momentos se deben tomar acciones.
Por ejemplo, solicitar préstamos para cubrir gastos porque el dinero está en cuentas por cobrar. Más aún, si son activos que se harán efectivos a futuro, pero se debe honrar una deuda en el corto plazo.
En este sentido, ayuda contar con una plataforma de gestión de proveedores así como con soluciones que permitan dar visibilidad a la gestión de facturas pendientes y fechas de pago. Este tipo de soluciones digitales promueve la transparencia y permite un control en tiempo real de cuánto se adeuda y a quiénes.
¿Qué factores inciden negativamente en tu planificación del flujo de caja?
Como en cualquier proceso en la organización, existen factores que afectan negativamente la planificación que haces del flujo de efectivo. En estos casos, tienes que considerar las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar de la empresa.
En lo que se refiere a las cuentas por cobrar, necesitas tener claros varios aspectos. Por un lado, el monto al que ascienden, pero también la historia crediticia. Por más que te adeuden dinero, si no te pagan en el tiempo previsto, esto afecta el efectivo disponible.
Si giras la mirada a las cuentas por cobrar, los plazos de pago son importantes y te dan idea de cuáles son los compromisos financieros. Siempre hay que mantener la atención en pagos constantes como la nómina y otros costos fijos.
En consecuencia, la planificación del flujo de caja implica tener conciencia en tiempo real del dinero que entra y sale de la empresa. Al mismo tiempo, proyectar lo que está por cobrarse y lo que se debe pagar, a fin de cuidar la reputación y solvencia.
Contabilidad llevada de forma manual
Llevar la contabilidad de forma manual representa un riesgo para la eficiencia de las organizaciones, esto debido a que un proceso manual implica una mayor probabilidad de presentar errores humanos, además de requerir una mayor cantidad de tiempo en su desarrollo.
A esto se suma el tiempo de trabajo adicional y la incertidumbre de la tarea realizada, la cual sólo se aclara al final del ejercicio, para regresar a la revisión en caso de ser necesario.
Por ello, es conveniente contar con un sistema digital para la facturación electrónica integrado con tu proveedor autorizado para la emisión de certificados digitales.
Todos estos elementos hacen que una contabilidad manual sea un riesgo para las finanzas del negocio. Cada error puede traducirse en costos y trabajos extras.
Desconocimiento del estado de los documentos emitidos y recibidos
En la medida en que la empresa es exitosa, su volumen de operaciones se incrementa. Por eso, saber qué documentos han sido emitidos, recibidos, aceptados o rechazados se convierte en un desafío.
Una vez más, la planificación del flujo de caja se podría ver afectada, ya que requieres un conocimiento preciso del estatus de cada documento. Es por esta razón que un sistema de facturación electrónica y un portal de proveedores son tan importantes.
Sin ellos, aumentan las posibilidades de no conocer el estatus de tus facturas, tanto de las emitidas como de las pagadas o a pagar. En consecuencia, los estimados de liquidez pueden ser imprecisos y requieren revisiones manuales constantes.
Falta de información para calcular la liquidez
La liquidez de la empresa corresponde a una razón entre los activos corrientes y los pasivos corrientes. Esto es entre los activos que se convierten en efectivo con facilidad y los pasivos que debes pagar en el corto plazo.
Cuando esta razón es igual a 1 tienes riesgos de cierta insolvencia, por lo que la salud financiera se orienta a que se mantenga por encima de 1. Para poder calcular, requieres de información clara y precisa.
Si no dispones de ella de forma actualizada y precisa, no puedes hacerlo. Como resultado, diseñar la planificación del flujo de caja se vuelve una tarea basada en presunciones más que en datos.
¿Cómo AGILICE optimiza tu planificación del flujo de caja?
En AGILICE, estamos comprometidos para que consigas una gestión flexible, ágil y escalable de las finanzas de la empresa. Por ello, ponemos a tu disposición herramientas digitales que faciliten tus tareas.
Con soluciones tecnológicas puedes optimizar tu planificación del flujo de caja. Así puedes automatizar las tareas operativas y tener disponible la información en tiempo real.
Con nosotros, puedes optimizar la planificación del flujo de caja de forma sencilla y apoyado en herramientas que te den información al instante. Veamos en detalle las ventajas que ponemos al alcance de tus manos:
AGILICE es una solución práctica y dinámica
AGILICE cuenta con soluciones diseñadas para que puedas cumplir con aspectos normativos y que los usuarios la manejen de forma intuitiva. De esa forma, simplifica las tareas operativas del equipo de finanzas.
Con variadas herramientas, tu equipo ejecutará las labores de manera más rápida y sin errores. Mientras tanto, podrás dedicar la atención a actividades estratégicas como la planificación del flujo de caja.
A través del Portal de Proveedores, puedes conseguir que tus proveedores obtengan visibilidad del estado de sus cuentas. Así lograrás agilizar la comunicación y la transparencia en el control de flujo de efectivo.
Al mantener una relación de este tipo con tus proveedores, mantienes en alto la reputación alcanzada. Igualmente, minimizas el tiempo de interacción, permitiendo que se aproveche en el cumplimiento de tareas de la empresa.
Como gerente de finanzas, estas herramientas te ayudan a dar respuesta precisa y oportuna de la situación de la empresa. Así siempre podrás quedar bien con los directivos, proveedores y clientes.
Conoces el estado actualizado de tus documentos
Definitivamente, una de las ventajas que te proporciona AGILICE es que conoces el estado actual de los documentos financieros de tu empresa. El sistema te da acceso en tiempo real y de forma automática a los datos.
De esta forma, puedes saber exactamente cómo están las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. Esto es crítico para la toma de decisiones. Cuando el CEO de la empresa o la directiva requiera información, te llamarán directamente. Si cuentas con el sistema, podrás dar respuesta inmediata.
Esto también te permite hacer correcciones y tomar medidas oportunas cuando el flujo de caja no alcanza para atender los compromisos contraídos. Te da oportunidad para preparar una negociación con un proveedor o la solicitud de un pagaré.
Cuentas con información sobre qué y cuándo pagar
Otra de las tareas cruciales en las que te ayuda el Portal de Proveedores de AGILICE es saber qué se adeuda y cuándo se debe pagar. Esto permite que tengas esta información que te garantiza que puedas honrar el compromiso a tiempo o renegociar el plazo en caso de ser necesario.
De la misma manera, el sistema también permite que tus proveedores conozcan qué facturas están registradas y la fecha prevista de pago. Cómo comparten la información, esto les da mayor tranquilidad a quiénes te venden insumos o servicios.
Por otro lado, al conocer todos los pagos pendientes podrás tomar las mejores decisiones y hacer comparaciones, según la planificación del flujo de caja. Además, establecer cuáles son las cuentas críticas y cómo priorizar los pagos.
Te brinda la mejor integración
Nuestro Portal de Proveedores se integra con facilidad con tu sistema ERP o plataforma de gestión de recursos. Estas herramientas permiten que tengas mejor control de todos los procesos de la empresa.
También se puede integrar con el software de contabilidad que utilices. Combinados, te muestran el estado de los documentos emitidos y recibidos de manera automática.
Así será mucho más sencillo disponer, no sólo del flujo de caja de la empresa, sino también de cualquier documentación. Ayuda a todos los directivos de la organización a conocer mejor los procesos y a facilitar una toma de decisiones informada.
Conclusión
La tecnología es una gran aliada para la planificación del flujo de caja de la empresa. Con ella logras tener una visión ampliada de las finanzas del negocio.
Por eso y conscientes de la importancia de esto para tu empresa, en AGILICE ponemos a disposición nuestras soluciones digitales para el control de forma eficiente de tu ciclo financiero.
Contáctanos y automatiza esos procesos que no te permiten crecer.
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