Procesos financieros ineficientes: ¿cuáles son y cómo solucionarlos?

Todos los procesos de cambio en las empresas tienen resistencias y el ámbito financiero no está exento de ellos. La digitalización y la automatización se están incorporando en los departamentos que manejan la contabilidad, presupuestos, facturación y pagos para un manejo eficiente de las finanzas. Sin embargo, varias tareas se continúan realizando de forma manual y con programas informáticos que no son óptimos para la manipulación de grandes volúmenes de datos.

Tanto en las organizaciones más pequeñas como en las de mayor tamaño los usos y costumbres en el manejo de la información financiera pueden resultar contraproducentes para el logro de objetivos, metas de productividad y toma de decisiones con las que deben lidiar los directivos día tras días. ¿Cuáles son los procesos financieros ineficientes más comunes que generan fricciones en las empresas?, y ¿de qué forma es posible optimizarlos?

Según la firma de investigación de mercado IDC, las empresas pierden entre un 20% y 30% de sus ingresos cada año debido a las ineficiencias.
Fuente: Entreprenuer

4 procesos financieros perjudiciales para las empresas

Muchas aplicaciones y sistemas ampliamente utilizados por las empresas no son los más adecuados ni cuentan con las funcionalidades necesarias para las operaciones cotidianas relacionadas con las finanzas. Entre los procesos ineficientes más comunes se encuentran:

La realización de informes y presupuestos en Excel: el uso de hojas de cálculo para el registro y cálculo de operaciones financieras implica dos riesgos. En primer lugar, los pequeños errores en el ingreso de datos y en las fórmulas pueden conducir a la toma de decisiones equivocadas y costosas para los presupuestos de las empresas. En segundo lugar, ocurre que una o pocas personas pueden lidiar con la estructura de las bases de datos en ese programa, lo que conlleva problemas y retrasos en el caso de que deban realizarse modificaciones y se encuentren ausentes o abandonen su puesto.

En el fondo de pensiones británico Mouchel se descubrió un error de cálculo en la hoja de Excel que llevó a una revisión en el resultado de más de 8,5 millones a menos de 6 millones de libras esterlinas y a una caída de más del 30% en el precio de las acciones. Fuente: Express

El uso de Word para la facturación: la generación manual de facturas en procesadores de texto y su impresión en papel conducen a prácticas como la sobreescritura de la información que pueden llevar a la pérdida de control por parte de los responsables y a errores que pueden afectar los presupuestos de las organizaciones.
La gestión de gastos no unificada: las bases de datos y sistemas independientes y descentralizados a la hora del procesamiento de gastos genera una mayor vulnerabilidad en el manejo de documentación como el riesgo de que se pierdan comprobantes o que se produzcan errores en el reclamo de gastos.
El registro de información en archivos separados: los datos como ausencias y vacaciones suelen registrarse en sistemas o ficheros independientes a cargo del área de recursos humanos aumentando las fricciones a la hora de solicitar la información y su transferencia al área de finanzas.

A pesar de los numerosos errores, el 68% de las grandes empresas y el 69% de las pequeñas siguen utilizando hojas de cálculo de Excel para resolver problemas complejos. Fuente: Enable

Software de finanzas: la solución frente a la ineficiencia

En un contexto de volatilidad y cambios constantes, los errores humanos son más frecuentes si no se cuenta con instrumentos que faciliten mecanismos para lidiar con las responsabilidades cotidianas. El uso de tecnología y la automatización de procesos proporciona grandes ventajas para la gestión de datos financieros como la reducción de costos, la obtención de una visión amplia del negocio y la posibilidad de contar de forma inmediata con la información necesaria para la toma de decisiones. Además, la estandarización y centralización de procesos agiliza las operaciones y pone los datos a disposición de todos los empleados evitando la fragmentación y aumentando la productividad, al mismo tiempo que permiten hacer más eficiente el trabajo de tu equipo financiero.

Afortunadamente, existen herramientas para agilizar los procesos financieros como los programas informáticos para la emisión y recepción de facturas electrónicas que garantizan una mayor trazabilidad del recorrido de los comprobantes y sistemas de rendición de gastos digitales que optimizan los tiempos de autorización y contabilización. Con estas opciones es posible minimizar

errores ya que aseguran el correcto pago de impuestos, evitan la duplicación de gastos y las rendiciones de facturas rechazadas.

En conclusión, las ineficiencias en todos los ámbitos de las organizaciones son costosas y en el caso de las finanzas el uso de sistemas independientes y programas arcaicos resulta poco beneficioso tanto para los empleados como para los escalafones que tienen a su cargo la toma de decisiones. Responder a las necesidades que impone el contexto económico con la optimización del ciclo financiero es hoy en día posible gracias a las herramientas de digitalización e integración.