La credibilidad y transparencia en las actividades financieras son elementos cada vez más valorados por las empresas. La tecnología, especialmente la digitalización de procesos, ha simplificado la supervisión de aspectos fundamentales en este sentido, como las rendiciones de gastos.
Importancia de las rendiciones de gastos en una empresa
Las rendiciones de gastos son fundamentales para proporcionar claridad en los procesos financieros de una empresa y facilitan el cumplimiento normativo.
Contar políticas claras y estandarizadas dentro de toda la organización:
> Minimiza errores en la toma de decisiones: conocer detalladamente los destinos financieros, permite ajustes precisos, guiando decisiones estratégicas que conducen al cumplimiento de los objetivos corporativos.
> Facilitan la identificación de riesgos y oportunidades: las rendiciones otorgan visibilidad del gasto, lo que facilita identificar irregularidades y proyectar oportunidades de uso eficiente de recursos. Convirtiendo este proceso administrativo-financiero en uno de los pilares del flujo de dinero en las empresas.
De acuerdo con PwC, las organizaciones que implementan sistemas avanzados de seguimiento de gastos reducen el riesgo de fraude en un 50% y mejoran la identificación de oportunidades de ahorro en un 25%.
> Mejora de procesos: la elaboración puntual de informes sobre gastos revela aciertos y señala opciones de mejora, lo que permite optimizar los procesos, orientando la empresa hacia metas de crecimiento y posicionamiento en el mercado.
> Prevención de corrupción: requerir respaldos del uso de los fondos y una política estandarizada de rendiciones conocida por todos son barreras efectivas contra la corrupción o malas prácticas dentro de la organización. La consultora Gartner señala que las empresas que implementan controles financieros rigurosos pueden reducir los incidentes de fraude interno en hasta un 40%
¿Cómo optimizar las rendiciones de gastos?
Para optimizar las rendiciones de gastos de tu empresa es necesario tomar en consideración la digitalización de los procesos con la aplicación de nuevas tecnologías.
Adoptar software especializados
Los software especializados simplifican el proceso de rendición de gastos. Mejoran la gestión documental y eliminan papeleo innecesario, otorgando además acceso y trazabilidad a la información financiera de la empresa.
La digitalización permite automatizar procesos, haciéndolos más precisos, eficientes y confiables.
Según un estudio de EY, el 70% de las empresas que implementan soluciones digitales para la gestión de gastos experimentan una reducción del 30% en el tiempo de procesamiento de las rendiciones.
Mantener la información tributaria en orden
Los sistemas tecnológicos permiten organizar la documentación tributaria de manera eficiente, asegurando al mismo tiempo el cumplimiento y claridad en las cuentas. Con esto se evitan los gastos doblemente rendidos y las rendiciones de facturas rechazadas o reclamadas ante el SII.
Integrar diversos sistemas tecnológicos
Las empresas modernas trabajan con distintos sistemas, de ahí que la integración eficiente de los mismos sea clave para que coexistan de manera funcional. Esto es importante para maximizar los beneficios de la digitalización de las rendiciones de gastos.
Al interconectar diferentes plataformas, como el ERP, el software de gestión de gastos y las herramientas de contabilidad, se crea un ecosistema digital que facilita la transferencia de datos y la sincronización en tiempo real.
La interoperabilidad entre sistemas permite una mejor gestión del flujo de trabajo, eliminando redundancias y reduciendo el riesgo de errores humanos.
Como hemos revisado, la digitalización y automatización de la rendición de gastos no es solo una tendencia tecnológica, sino una necesidad estratégica para cualquier empresa que busque eficiencia, precisión y control financiero.
AGILICE ofrece una solución integral, versión móvil y desktop, para optimizar la rendición de gastos, digitalizando todo el proceso, asegurando así, un control riguroso, con trazabilidad completa y reglas de flujos de aprobación.
Con Rendición de Gastos de AGILICE:
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Impide la doble rendición de un gasto.
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Facilita las auditorías.
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Evita la rendición de facturas reclamadas o fraudulentas.
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Asegura que todas las rendiciones cumplan con las normativas vigentes.
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