Las áreas de compras están constantemente expuestas a fraudes y otros delitos. Frente a este escenario, las organizaciones están avanzando en la implementación de sistemas de control basados en tecnología, que les permitan alertar tempranamente posibles incumplimientos a las normas que las regulan.
Esto cobra especial relevancia con la entrada en vigencia en 2024 de la Ley de Delitos Económicos (21.595), que amplía la responsabilidad penal de las empresas, introduce nuevos delitos y endurece las sanciones.
Junto con otras normativas relacionadas, esta ley incrementa significativamente las exigencias regulatorias que enfrentan las organizaciones, especialmente en la relación con proveedores y clientes, haciendo imprescindible reforzar los mecanismos de prevención y fiscalización.
“Muchas empresas están implementando tecnologías que permiten llevar a cabo programas efectivos de compliance, lo que se traduce en modelos de gestión de riesgos que incluyen políticas y procedimientos específicos para asegurar el cumplimiento de requerimientos legales”, explica Gonzalo Aguirre Grez, Sales Manager de Agilice
Un ejemplo relevante es la gestión de gastos de los colaboradores, donde la detección de fraudes se vuelve especialmente compleja cuando estos procesos se realizan de forma manual, sin inteligencia ni automatización. Esta misma vulnerabilidad existe en equipos con alto riesgo, como las áreas de compras, que deben elegir cuidadosamente con qué proveedores trabajan y bajo qué condiciones lo hacen.
Jaime Viveros, asociado del Grupo de Compliance de Albagli Zaliasnik, indica que de los procesos de gastos en el ámbito empresarial pueden surgir riesgos de comisión de diversos ilícitos, como distintos tipos de fraude, delitos de lavado de activos y financiamientos irregulares, entre estos, al terrorismo y a partidos políticos. A partir de ello, existen también riesgos asociados a la elaboración de balances y estados financieros, pudiendo dar lugar a potenciales delitos tributarios.
“Algunos mecanismos de control que las empresas han implementado para la mitigación de riesgos asociados a fraudes o delitos relativos al financiamiento irregular de terceros implican el establecimiento de herramientas de screening para el conocimiento de dichos terceros y así evitar cualquier vinculación, por medio de pagos, a actividades ilícitas”, afirma Viveros, y añade que: “se ha visto un incremento en la implementación de herramientas tecnológicas de apoyo para controlar los flujos de pago y gastos, que permiten llevar una trazabilidad de las aprobaciones correspondientes”.
Más transparencia
En este sentido, las plataformas de gestión del gasto empresarial (BSM, por su sigla en inglés), contienen los procesos estandarizados que permiten dar cumplimiento a las leyes y reglas de negocio internas, puntualiza Aguirre Grez.
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Las plataformas de gestión del gasto empresarial permiten establecer mecanismos de alerta y flujos de aprobación específicos según las necesidades de cada organización, fortaleciendo así la fiscalización y el control. Este proceso es facilitado por tecnologías como inteligencia artificial y Machine Learning, que detectan posibles fraudes como doble facturación, rendiciones de gastos repetidas o proveedores de alto riesgo, entre otros. Gonzalo Aguirre Grez, Sales Manager de Agilice |
“BSM ayuda a asegurar que todos los gastos cumplan con las políticas y regulaciones internas y externas, reduciendo el riesgo de incumplimiento. Esto es especialmente importante en industrias altamente reguladas”, acota Arturo Alba, director de Ingeniería Civil Industrial de la Facultad de Ingeniería y Ciencias Universidad Adolfo Ibáñez.
Mientras Juan Manuel Brusa, líder de Consultoría en Estrategia, Finanzas y Procesos de Accenture, considera que la tecnología tiene la capacidad de potenciar estos controles, “al punto tal que permite, por ejemplo, entender comportamientos y predecir casos de fraude, lo que permitiría a las empresas generar acciones preventivas en lugar de correctivas, llevando al proceso más allá de un simple control”.
Desafíos
Para el abogado de Albagli Zaliasnik, implementar medios de control en el área de pagos es una preocupación para las empresas de distintas líneas de negocio y de todos los tamaños. ”Muchas empresas han optado por el uso de la tecnología, ya sea mediante plataformas ad-hoc para llevar a cabo el proceso de pagos a proveedores y prestadores de servicios, como también para la rendición de gastos internos de la compañía”, asevera.
Desde Agilice, Aguirre Grez coincide, pero aclara que esto ha avanzado con mayor velocidad en industrias altamente reguladas, como la banca y las telecomunicaciones, y también en las grandes empresas, que suelen tener estructuras más sólidas de compliance, mientras que las pequeñas y medianas deben enfrentar limitaciones de recursos y capacidades.
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Aunque el compliance en los procesos de gastos es una preocupación creciente en todos los niveles, aún hay espacio para mejorar la conciencia y la implementación, especialmente en industrias menos reguladas y en empresas de menor tamaño Gonzalo Aguirre Grez, Sales Manager de Agilice |
*Artículo editado por equipo de Agilice a partir de publicación original en especial Agilice - STUDIO DF
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