Cada vez más empresas se centran en gestionar sus gastos de forma estratégica y eficiente, lo que ha dado lugar al surgimiento del concepto de Gestión de Gastos Empresarial o Business Spend Management (BSM).
La Gestión de Gasto Empresarial la componen un conjunto de prácticas y actividades estratégicas que se utilizan para rastrear, administrar y analizar los egresos, abarcando todo lo que ocurre antes, durante y después de la acción directa de gastar dinero en operaciones comerciales.
Antes de su implementación es esencial tener cabal entendimiento de cómo se lleva a cabo su ejecución y quiénes son los responsables de realizar estas tareas. En este artículo, profundizaremos en aspectos clave, como los procesos y los roles asociados a su gestión.
Procesos que componen la Gestión de Gasto Empresarial
La Gestión de Gastos Empresarial se compone de una serie de procesos y subprocesos fundamentales para el manejo de los egresos corporativos. Estos abarcan desde el sourcing estratégico hasta la gestión del pago a proveedores y su aplicación dependerá de las particularidades del negocio o la empresa.
De la búsqueda de proveedores a la gestión de pago (S2P)
Este proceso, también conocido como "source to pay" (S2P), abarca todas las etapas del ciclo de adquisiciones, desde la identificación y selección de proveedores hasta la gestión de pagos.
Podría considerarse el enfoque más completo de una estrategia de Gestión de Gastos Empresarial. El S2P incluye la negociación y formalización de contratos, la realización de pedidos, la recepción de productos y servicios, además del procesamiento de facturas y pagos.
Aplicarlo en su totalidad permite una visibilidad integral del proceso de adquisición, mejora el cumplimiento normativo y contractual, fortalece la relación entre los participantes de la cadena de suministro, y contribuye a obtener mejores condiciones de compra.
De la búsqueda de proveedores al contrato
Del Sourcing al Contrato podría considerarse un subproceso dentro de la Gestión de Gastos Empresarial. Al igual que el S2P, comprende la búsqueda y selección de proveedores, sin embargo, el proceso concluye con la firma del contrato.
Se analizan y registran las necesidades de la empresa, las cuales son luego compartidas con los posibles proveedores, quienes envían sus propuestas. El contrato se otorga al proveedor que mejor cumple con los requisitos de la empresa y presenta la oferta más beneficiosa. Tras negociar los términos, se firma el contrato, dando así por finalizado el proceso de (Source to Contract) S2C.
De la facturación al pago
El proceso consiste en recibir, verificar y realizar el pago de las facturas de los proveedores. El ciclo de facturación implica diversos aspectos críticos con sus respectivos flujos de aprobación, como el chequeo de órdenes de compra, contratos y cumplimientos normativos tributarios.
Automatizar este proceso no solo agiliza la revisión y pago de facturas, sino que también reduce errores humanos y tiempos de espera. Al minimizar la intervención manual, se mejora la precisión de los registros contables y se garantiza una mayor transparencia en el proceso de pagos.
La correcta gestión de las facturas y el pago a proveedores brinda seguridad y transparencia, fortaleciendo las relaciones comerciales.
De la adquisición al pago
En el proceso de la adquisición al pago, la conexión entre el departamento de compras y cuentas por pagar es fundamental para agilizar los procesos y maximizar la eficiencia en la empresa.
A diferencia del proceso que comprende desde la búsqueda de proveedores a la gestión de pago (S2P), en este caso no es necesario buscar nuevos proveedores, ya que se trabaja con los ya establecidos.
Este procedimiento implica desde la solicitud de los bienes o servicios necesarios, pasando por la compra, recepción, pago oportuno, hasta el registro adecuado en los sistemas contables. Es un flujo de trabajo completo que garantiza una gestión transparente y ordenada de los recursos de la empresa.
Quién realiza la gestión de gastos
Tradicionalmente, el equipo de compras era el encargado de los gastos en una empresa. Sin embargo, actualmente se reconoce la importancia de la participación de todos los departamentos en su administración.
Entre los responsables de llevar a cabo dicha gestión vale mencionar:
Gerentes de Finanzas (CFO)
El principal objetivo de los CFO es mejorar los resultados de la empresa, procurando al mismo tiempo mitigar al máximo los riesgos. Para lograrlo, es esencial que tengan una comprensión completa de los gastos, lo que les permitirá identificar oportunidades para hacerlos más eficientes, sin comprometer el crecimiento del negocio.
Sin embargo, las prácticas tradicionales requieren un gran esfuerzo y tiempo para recopilar datos dispersos en múltiples sistemas. Afortunadamente, las soluciones de Gestión de Gastos Empresarial centralizan y analizan la información financiera, proporcionando a los CFO una completa visibilidad y un mayor control de los gastos en la organización.
Gerentes de Compras o Adquisiciones (CPO)
Los CPO son responsables de establecer relaciones estratégicas con proveedores y negociar acuerdos beneficiosos. También, deben estar al tanto de las tendencias del mercado y evaluar el rendimiento de los proveedores actuales.
Para lograr estos objetivos, utilizan herramientas de Gestión de Gastos Empresariales que les brindan una panorámica detallada, simplifican el proceso de compra y garantizan el cumplimiento de acuerdos y políticas establecidas.
Jefe de Abastecimiento Estratégico
Los jefes de abastecimiento utilizan herramientas para la Gestión de Gastos Empresarial con el fin de detectar requerimientos de compra y llevar a cabo negociaciones con proveedores.
Es crucial supervisar las compras para mantener los ahorros obtenidos durante la negociación del contrato y garantizar que se ejecuten sin interrupciones.
Directores de la cadena de suministro (CSCO)
Los CSCO son piezas fundamentales en la gestión de gastos de la empresa. Su principal responsabilidad es asegurar que la demanda de productos sea gestionada de manera eficiente. Esto garantiza la disponibilidad de los mismos y el cumplimiento de los estándares de gestión de gastos establecidos.
Adicionalmente, trabajan de la mano con los directores financieros para mejorar la rentabilidad de la empresa. Para cumplir con sus responsabilidades, los CSCO utilizan soluciones de Gestión de Gastos Empresarial que les proporcionan una visión completa de la cadena de suministro.
Directores de información (CIO)
Los CIO buscan implementar un software de gestión de gastos empresariales para mejorar los flujos de trabajo y proporcionar un soporte más rápido y eficiente. También utilizan estas soluciones para conectar y organizar los datos, permitiendo al mismo tiempo un acceso controlado.
Los CIO ayudan a los líderes de la organización a elegir la tecnología adecuada que se integre con el ERP actual y satisfaga las necesidades específicas de gasto.
Cómo se integra la gestión de gastos empresarial con otros procesos empresariales
Los sistemas de Gestión de Gastos Empresarial, ERP (Enterprise Resource Planning) y CRM (Customer Relationship Management) juegan un papel fundamental en los procesos operativos de las organizaciones y deben complementarse entre sí.
Integración con ERP
Un ERP combina procesos y funciones empresariales para optimizar las operaciones comerciales clave. Sin embargo, no es una solución completa que pueda gestionar todos los recursos humanos o el flujo de trabajo de gestión de gastos.
Por esta razón, muchas empresas optan por integrar su sistema ERP con un software especializado. Esta integración mejora la eficiencia en el manejo de los recursos al proporcionar una visión integral de los datos financieros.
Integración con CRM
El CRM es una herramienta esencial para mejorar la gestión de las relaciones con los clientes. Su principal función es almacenar y organizar sus datos, lo cual permite agilizar las estrategias de marketing.
La integración del CRM con el software de gestión de gastos permite una gestión eficiente de las acciones de marketing. Al iniciar una solicitud de compra en el CRM para una campaña, por ejemplo, esta se transfiere al sistema de gastos para su aprobación por el equipo de Finanzas y seguimiento del presupuesto. Esta colaboración garantiza la efectividad de la campaña.
Integración con procesos de gestión de capital humano
La gestión de capital humano abarca una serie de procesos y prácticas destinados a administrar de manera eficiente la fuerza laboral de una empresa. Entre estas tareas se encuentran la contratación de talento, la incorporación de nuevos empleados y la gestión de nóminas.
Al integrar la gestión de capital humano con un sistema de Gestión de Gastos Empresarial, se optimizan procesos, reduciendo tareas administrativas y mejorando la coherencia de los datos, garantizando el cumplimiento de normas y regulaciones.
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Tal como hemos revisado un enfoque de Gestión de Gastos Empresarial es fundamental para controlar y optimizar los procesos relacionados con los gastos en una empresa, asegurando su salud financiera.
Su ejecución es un trabajo coordinado e involucra a diversas áreas clave de la empresa, por lo que la implementación e integración de sistemas especializados se convertirá en un aspecto fundamental para su éxito.
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