La gestión de gastos empresariales, o Business Spend Management (BSM), se ha consolidado como una enfoque estratégico clave para organizaciones que buscan maximizar el valor de cada peso invertido.
Más que un control administrativo, BSM engloba prácticas y procesos que permiten planificar, ejecutar y supervisar los egresos de forma integrada, asegurando visibilidad, eficiencia y coherencia con los objetivos estratégicos de la empresa.
Esta gestión abarca todo el ciclo de gasto: desde la planificación y negociación con proveedores hasta el pago final y el análisis de resultados.
Antes de implementar este enfoque, es fundamental comprender en detalle cómo se ejecuta dentro de la organización y quiénes son los responsables de liderarlo.
En este artículo profundizamos en los procesos clave, los roles involucrados y cómo se articulan para garantizar una gestión del gasto alineada con los objetivos estratégicos del negocio.
Procesos que componen la Gestión del Gasto Empresarial
La gestión del gasto se estructura en una serie de procesos y subprocesos clave para planificar, controlar y optimizar los egresos corporativos.
Estos van desde el sourcing estratégico hasta la gestión de pagos a proveedores, y su implementación se ajusta a las necesidades, el tamaño y la realidad operativa de cada empresa.
> De la búsqueda de proveedores a la gestión de pago (S2P)
Este proceso, también conocido como "source to pay" (S2P), abarca todas las etapas del ciclo de adquisiciones, desde la identificación y selección de proveedores hasta la gestión de pagos.
Podría considerarse el enfoque más completo de una estrategia de Gestión de Gastos Empresarial. El S2P incluye la negociación y formalización de contratos, la realización de pedidos, la recepción de productos y servicios, además del procesamiento de facturas y pagos.
Aplicarlo en su totalidad permite:
-
Una visibilidad integral del proceso de adquisición.
-
Mejorar el cumplimiento normativo y contractual
-
Fortalecer la relación entre los participantes de la cadena de suministro, lo que contribuye a obtener mejores condiciones de compra.
> De la búsqueda de proveedores al contrato
Del Sourcing al Contrato podría considerarse un subproceso dentro de la Gestión de Gastos Empresarial. Al igual que el S2P, comprende la búsqueda y selección de proveedores, sin embargo, el proceso concluye con la firma del contrato.
Se analizan y registran las necesidades de la empresa, las cuales son luego compartidas con los posibles proveedores, quienes envían sus propuestas. El contrato se otorga al proveedor que mejor cumple con los requisitos de la empresa y presenta la oferta más beneficiosa. Tras negociar los términos, se firma el contrato, dando así por finalizado el proceso de (Source to Contract) S2C.
> De la facturación al pago
El proceso consiste en recibir, verificar y realizar el pago de las facturas de los proveedores. El ciclo de facturación implica diversos aspectos críticos con sus respectivos flujos de aprobación, como el chequeo de órdenes de compra, contratos y cumplimientos normativos tributarios.
Automatizar este proceso agiliza la revisión y pago de facturas, minimizando errores humanos y tiempos de espera.
La correcta gestión de las facturas y el pago a proveedores brinda seguridad y transparencia, fortaleciendo las relaciones comerciales.
> De la adquisición al pago
En el proceso de la adquisición al pago, la conexión entre el departamento de compras y cuentas por pagar es fundamental para agilizar los procesos y maximizar la eficiencia en la empresa.
A diferencia del proceso que comprende desde la búsqueda de proveedores a la gestión de pago (S2P), en este caso no es necesario buscar nuevos proveedores, ya que se trabaja con los ya establecidos.
Este procedimiento implica desde la solicitud de los bienes o servicios necesarios, pasando por la compra, recepción, pago oportuno, hasta el registro adecuado en los sistemas contables. Es un flujo de trabajo completo que garantiza una gestión transparente y ordenada de los recursos de la empresa.
¿Quién realiza la gestión de gastos?
Tradicionalmente, el equipo de compras era el encargado de los gastos en una empresa. Sin embargo, actualmente se reconoce la importancia de la participación de todos los departamentos en su administración.
Entre los responsables de llevar a cabo dicha gestión vale mencionar:
> Gerentes de Finanzas (CFO)
El principal objetivo de los CFO es mejorar los resultados de la empresa, procurando al mismo tiempo mitigar al máximo los riesgos. Para lograrlo, es esencial que tengan una comprensión total de los gastos, lo que les permitirá identificar oportunidades para hacerlos más eficientes, sin comprometer el crecimiento del negocio.
Las prácticas tradicionales requieren un gran esfuerzo y tiempo para recopilar datos dispersos en múltiples sistemas. Afortunadamente, las soluciones de Gestión de Gastos Empresarial centralizan y analizan la información financiera, proporcionando a los CFO una completa visibilidad y un mayor control de los gastos en la organización.
> Gerentes de Compras o Adquisiciones (CPO)
Los CPO son responsables de establecer relaciones estratégicas con proveedores y negociar acuerdos beneficiosos. También, deben estar al tanto de las tendencias del mercado y evaluar el rendimiento de los proveedores actuales.
Para lograr estos objetivos, utilizan herramientas de Gestión de Gastos Empresariales que les brindan una panorámica detallada, simplifican el proceso de compra y garantizan el cumplimiento de acuerdos y políticas establecidas.
> Jefe de Abastecimiento Estratégico
Los jefes de abastecimiento utilizan herramientas para la Gestión de Gastos Empresarial con el fin de detectar requerimientos de compra y llevar a cabo negociaciones con proveedores.
Es crucial supervisar las compras para mantener los ahorros obtenidos durante la negociación del contrato y garantizar que se ejecuten sin interrupciones.
Cómo se integra la Gestión de Gastos Empresarial con el ERP
En la mayoría de las organizaciones, el ERP (Enterprise Resource Planning) actúa como el núcleo de la información contable, financiera y operativa. Sin embargo, su enfoque generalista no siempre cubre en profundidad todos los procesos específicos relacionados con la gestión de gastos.
Por eso, las empresas complementan su ERP con soluciones especializadas de Business Spend Management (BSM). Esta integración permite conectar de forma automática pedidos, facturas y pagos, asegurando consistencia de datos entre áreas de compras, finanzas y tesorería.
Al trabajar de forma integrada, el ERP mantiene la información general actualizada, mientras que el BSM facilita el control detallado de cada peso invertido, con visibilidad, reglas de aprobación y trazabilidad de punta a punta.
Este modelo híbrido —ERP como núcleo y BSM como motor de control operativo del gasto— maximiza la eficiencia administrativa, reduce errores manuales y respalda decisiones financieras basadas en datos confiables.
Tal como hemos revisado un enfoque de Gestión de Gastos Empresarial es fundamental para controlar y optimizar los procesos relacionados con los gastos en una empresa, asegurando su salud financiera.
Su ejecución es un trabajo coordinado e involucra a diversas áreas clave de la empresa, por lo que la implementación e integración de sistemas se convertirá en un aspecto fundamental para su éxito.
En AGILICE, brindamos soluciones digitales para la Gestión de Gastos Empresarial, facilitando cada aspecto de su implementación mediante la automatización e integración de procesos clave.
Contáctanos y trabajemos juntos para transformar la Gestión de Gastos de tu empresa.
Te puede interesar:
Cómo evitar los pagos duplicados de las rendiciones de tu empresa
Gestión de gastos: ¿Qué es y por qué aplicarlo en tu empresa?
Razones por las que automatizar las finanzas impulsa tu negocio
