Visualiza un flujo financiero eficiente y sin contratiempos. La automatización y la prevención de pagos duplicados tienen el potencial de hacer realidad este anhelo, algo fundamental para cualquier persona a cargo de las finanzas de una empresa.
A continuación, exploraremos en detalle los pagos duplicados y su implicancia con respecto a la prevención del fraude contable y qué acciones podrías tomar para evitarlos.
En términos generales, se trata de prácticas engañosas con el objetivo de obtener ganancias ilícitas.
En el ámbito financiero de una empresa, esto puede manifestarse de diversas maneras. Algunas de ellas son la facturación falsa, pagos duplicados y el fraude contable.
El fraude contable implica manipulación en los registros financieros para presentar información falsa. Inflar ingresos o subestimar gastos son tácticas comunes que distorsionan la realidad financiera de una empresa.
En otras palabras, el fraude contable implica alterar de alguna manera las cifras de una compañía, lo que puede resultar en pérdidas para el negocio. Aún más grave, puede terminar en problemas legales y de reputación.
Las autoridades reguladoras, al descubrir prácticas fraudulentas, pueden emprender acciones legales que van desde multas hasta investigaciones exhaustivas.
En consecuencia, el fraude contable no solo distorsiona los números, también compromete los cimientos sobre los cuales se construyen relaciones sólidas y negocios éticos.
Estos ocurren cuando realizas más de un pago por la misma factura o concepto, generando complicaciones contables y afectando tus relaciones con proveedores.
Automatización, controles internos y conciencia financiera: las claves para una gestión eficaz en la prevención de pagos duplicados.
Incurrir en pagos duplicados es más común de lo que pudiera pensarse. Existe una serie de variables que pueden llevar a tu empresa a afrontar esta grave situación:
Prevenir pagos duplicados va más allá de evitar pérdidas económicas. La reputación y las relaciones comerciales de la empresa están en juego. Por lo tanto, la prevención de esta problemática es crucial para la salud financiera de una compañía.
En Chile, incurrir en esta situación tiene implicaciones normativas y legales. Diversas entidades reguladoras establecen directrices claras sobre la gestión financiera y la transparencia en las operaciones comerciales.
Por ejemplo, los pagos duplicados frecuentes hacen que las empresas violen las normas vigentes. Esto puede resultar en sanciones económicas y legales que afecten la reputación y operatividad de la empresa.
Una de las causas de los pagos duplicados es la alteración intencional de instrumentos o documentos por parte del personal.
Para esta situación específica de fraude, existen diferentes prácticas y estrategias preventivas. Algunas de ellas son:
AGILICE reduce significativamente la probabilidad de pagos duplicados al facilitar el seguimiento de los pagos y las facturas. Así mismo, se integra sin complicaciones con los sistemas contables que existen en la empresa.
Gracias al estricto control documental que entrega AGILICE, evitarás los pagos duplicados.
Esto puedes hacer con nuestra solución:
Evita procesos adicionales gracias a que está estandarizado y autorizado por el SII.
Visualiza la trazabilidad completa del proceso de pago..
Eleva la productividad y optimiza los tiempos con la información actualizada y centralizada en una misma plataforma para todo el equipo financiero.
Utiliza reglas avanzadas y automatizadas de recepción y conciliación de facturas para reducir los riesgos de fraude y pagos duplicados.
Conoce las facturas cedidas oportunamente y datos del dueño final del documento y evita realizar pagos erróneos o dobles.
Con funciones como la configuración de perfiles de usuario, la aprobación dinámica y la gestión de fondos, tienes mayor control financiero. Además, te damos la tranquilidad de contar con un equipo de soporte en su implementación.
La prevención de pagos duplicados es una medida económica y estratégica para preservar la reputación y estabilidad financiera. Establecer prácticas de gestión financiera y adoptar estrategias preventivas son pasos esenciales.
Implementa controles internos rigurosos y fomenta una cultura organizacional centrada en la prevención y conciencia financiera. Complementa estas medidas con la adopción de tecnologías avanzadas y la automatización de procesos.
La adopción de tecnologías como AGILICE minimiza riesgos y maximiza la eficiencia financiera. ¿Necesitas saber más? Revisa nuestra solución de facturación electrónica.
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