Todos los procesos de cambio en las empresas tienen resistencias y el ámbito financiero no está exento de ellos. La digitalización y la automatización se están incorporando en los departamentos que manejan la contabilidad, presupuestos, facturación y pagos para un manejo eficiente de las finanzas. Sin embargo, varias tareas se continúan realizando de forma manual y con programas informáticos que no son óptimos para la manipulación de grandes volúmenes de datos.
Tanto en las organizaciones más pequeñas como en las de mayor tamaño los usos y costumbres en el manejo de la información financiera pueden resultar contraproducentes para el logro de objetivos, metas de productividad y toma de decisiones con las que deben lidiar los directivos día tras días. ¿Cuáles son los procesos financieros ineficientes más comunes que generan fricciones en las empresas?, y ¿de qué forma es posible optimizarlos?
Según la firma de investigación de mercado IDC, las empresas pierden entre un 20% y 30% de sus ingresos cada año debido a las ineficiencias.
Fuente: Entreprenuer
Muchas aplicaciones y sistemas ampliamente utilizados por las empresas no son los más adecuados ni cuentan con las funcionalidades necesarias para las operaciones cotidianas relacionadas con las finanzas. Entre los procesos ineficientes más comunes se encuentran:
En el fondo de pensiones británico Mouchel se descubrió un error de cálculo en la hoja de Excel que llevó a una revisión en el resultado de más de 8,5 millones a menos de 6 millones de libras esterlinas y a una caída de más del 30% en el precio de las acciones. Fuente: Express
A pesar de los numerosos errores, el 68% de las grandes empresas y el 69% de las pequeñas siguen utilizando hojas de cálculo de Excel para resolver problemas complejos. Fuente: Enable
En un contexto de volatilidad y cambios constantes, los errores humanos son más frecuentes si no se cuenta con instrumentos que faciliten mecanismos para lidiar con las responsabilidades cotidianas. El uso de tecnología y la automatización de procesos proporciona grandes ventajas para la gestión de datos financieros como la reducción de costos, la obtención de una visión amplia del negocio y la posibilidad de contar de forma inmediata con la información necesaria para la toma de decisiones. Además, la estandarización y centralización de procesos agiliza las operaciones y pone los datos a disposición de todos los empleados evitando la fragmentación y aumentando la productividad, al mismo tiempo que permiten hacer más eficiente el trabajo de tu equipo financiero.
Afortunadamente, existen herramientas para agilizar los procesos financieros como los programas informáticos para la emisión y recepción de facturas electrónicas que garantizan una mayor trazabilidad del recorrido de los comprobantes y sistemas de rendición de gastos digitales que optimizan los tiempos de autorización y contabilización. Con estas opciones es posible minimizar
errores ya que aseguran el correcto pago de impuestos, evitan la duplicación de gastos y las rendiciones de facturas rechazadas.
En conclusión, las ineficiencias en todos los ámbitos de las organizaciones son costosas y en el caso de las finanzas el uso de sistemas independientes y programas arcaicos resulta poco beneficioso tanto para los empleados como para los escalafones que tienen a su cargo la toma de decisiones. Responder a las necesidades que impone el contexto económico con la optimización del ciclo financiero es hoy en día posible gracias a las herramientas de digitalización e integración.
¿Está tu empresa lista para dejar las ineficiencias atrás y agilizar su ciclo finaciero?