La irrupción de los avances tecnológicos ya es una tendencia irrefrenable en la vida de los consumidores y de las organizaciones, principalmente en las áreas que manejan grandes volúmenes de datos y requieren de información confiable al instante para la toma de decisiones determinantes como es el caso de las finanzas.
Frente a este panorama, la automatización de la gestión financiera aparece como una de las alternativas disponibles para afrontar este escenario de forma airosa y con beneficios para todos los actores involucrados desde los empleados de los departamentos financieros hasta los responsables jerárquicos. ¿Cuáles son las ventajas de automatizar las finanzas y por qué hoy en día es una tarea acuciante? ¿A través de qué herramientas y estrategias puede lograrse?
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Según MarketWatch, se proyecta que la automatización crecerá a casi 9 mil millones para 2026, lo que equivale a una tasa de crecimiento anual compuesto (CAGR) de más del 29%. Fuente: Forbes
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El contexto postpandemia: desafíos y oportunidades
En los últimos años la combinación de situaciones disruptivas y tendencias de mediano plazo pusieron a la automatización de las finanzas en el centro de las prioridades a atender por parte de las empresas.
En primer lugar, el estallido de la pandemia de COVID 19 aceleró la digitalización de los procesos y tareas cotidianas para atender de forma urgente a la demanda de información para la toma de decisiones en un contexto de incertidumbre, y para permitir el trabajo remoto en varios sectores. Por otro lado, la crisis consecuente requirió un esfuerzo de reducción de costos y aumento de los beneficios mediante tecnologías que mejoren la productividad como la automatización de procesos robóticos o la inteligencia artificial.
Esta situación se dio en el marco de la obsolescencia de los recursos y programas informáticos utilizados para la gestión de la información financiera haciendo necesario su reemplazo por opciones más eficientes.
5 beneficios de la automatización financiera
A continuación 5 ventajas que experimentan las empresas al automatizar las finanzas:
- Registro y monitoreo de transacciones: contar con información ordenada, organizada de forma cronológica y clasificada de todas las transacciones y operaciones que se realizan. Esto posibilita realizar consultas en una sola plataforma para elaborar informes, conciliaciones y auditorías y encontrar más fácilmente las inconsistencias a solucionar.
- Ahorro de tiempo y dinero: los procesos de revisión y consulta de datos se acortan junto con la obtención de información más precisa y un control más exhaustivo de los comprobantes que se registran de forma virtual, sin necesidad de destinar gastos de papelería y almacenamiento.
- Visión completa en tiempo real del estado financiero: la automatización de los indicadores permite obtener un panorama íntegro y detallado de la situación financiera de la empresa para realizar análisis y diagnósticos segmentando por período y tipo de ingreso o gasto. Por otro lado, el registro de las operaciones de forma sincrónica provee datos en tiempo real para tomar decisiones de forma ágil e identificar las tareas que requieren prioridad.
- Accesibilidad en cualquier momento y lugar: los sistemas financieros automatizados pueden consultarse desde una laptop o celular en cualquier localización geográfica y sin restricciones temporales.
- Mayor seguridad: la conservación de los registros financieros es obligatoria e indispensable para las organizaciones. La automatización evita problemas de extravío de información y permite un almacenamiento en la nube y con protocolos de seguridad para su acceso.
Estrategias y herramientas para agilizar los procesos financieros
Dos tecnologías de gran potencial destacan para la implementación de la automatización en el sector de finanzas. En primer lugar, el RPA consiste en un software para estructurar procesos comerciales repetitivos en combinación con el aprendizaje automático. En segundo lugar, los sistemas de inteligencia artificial desarrollan la comprensión sobre los procesos y los aplican para la toma de decisiones y predicciones.
Pero el buen desempeño de la tecnología depende de la calidad de los datos ingresados en los sistemas y por este motivo la capacitación de los recursos humanos para el ingreso y procesamiento de la información resulta fundamental.
Un último elemento a tener en consideración es cómo poner en marcha el proceso de automatización. En este aspecto aparecen dos situaciones: la organización cuenta con los recursos y la experiencia necesaria para digitalizar el ciclo financiero o se requerirá el apoyo de servicios externos por parte de proveedores especializados. Una situación intermedia consiste en la tercerización de la gestión tecnológica de forma provisional para realizar un paulatino traspaso de las operaciones y actualización de las plataformas.
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El uso de algoritmos y análisis de aprendizaje automático para monitorear los riesgos financieros y de continuidad del negocio puede reducir entre un 15% y 20% el costo de auditorías internas. Fuente: McKinsey
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En suma, la automatización cuenta con un potencial importante para agilizar los procesos financieros y volverlos más eficientes. Tanto los técnicos y profesionales de finanzas como los encargados de definir el rumbo de los negocios, se benefician por la rapidez en el acceso a datos más precisos y confiables para lograr los objetivos de la empresa.
¿Está tu empresa lista para llevar la información financiera al siguiente nivel?
