En un contexto de fuerte competitividad y de una coyuntura económica oscilante, la necesidad de evolucionar hacia procesos financieros más eficientes es un requisito que no puede esperar. Lograr un cierre contable con mayor rapidez es uno de ellos y trae aparejadas grandes ventajas para las empresas.
Para lograrlo, es preciso combinar herramientas y sistemas tecnológicos con un alto grado de conocimiento contable, profesionalismo y voluntad de innovación en la cultura organizacional ¿Por qué es imprescindible acelerar el cierre mensual y cuáles son las claves para hacerlo?
Algunas empresas que avanzaron hacia el objetivo de un cierre automatizado de sus libros financieros mensuales lograron acortar el proceso en un 20% y reducir la contabilidad manual en un 35%. Según Forbes
Los beneficios de un cierre mensual más rápido
Tanto los inversores como los clientes internos buscan obtener los resultados financieros de la empresa cada vez con mayor rapidez y contar con informes actualizados es primordial para quienes deben tomar decisiones. Además, la optimización de procesos se traduce en un incremento de la productividad y en mayores ingresos para la compañía.
De esta forma, un rápido cierre de resultados mensuales tiene beneficios para diferentes actores:
- A los líderes de las empresas les permite responder más rápidamente a las condiciones comerciales y económicas cambiantes para implementar las transformaciones que consideren necesarias.
- Al equipo de finanzas le otorga más tiempo para concentrarse en actividades estratégicas, de asesoramiento y que aportan mayor valor agregado al liberarlo de tareas operativas y repetitivas.
Además, permite elaborar informes sobre el estado de las cuentas financieras en tiempo real y posibilita cambiar de enfoques y estrategias, a la vez que brinda una mayor capacidad de identificar información o problemas basados en datos antes de que surjan.
Según la consultora Edelman para Microsoft Chile, durante la pandemia, el 88% de las pymes y microempresarios chilenos digitalizaron sus sistemas para lograr subsistir. Según Infogate
¿Cómose puede acelerar el cierre mensual?
Para determinar qué recursos son necesarios a fin de lograr acortar los tiempos del cierre mensual, hay que tener en cuenta varios factores. Entre ellos, cuán complejo es el negocio, qué grado de desarrollo posee su sistema contable-administrativo, con qué capacidad técnica y profesional cuenta el personal del área contable, cuáles son los tiempos que se requieren para la presentación de los informes, comprender qué problemas pueden ser fallas temporales frente a problemas continuos y, por último, qué presupuesto puede destinar la empresa para tal fin.
La digitalización, integración y automatización de los procesos es clave para lograr este objetivo. El uso de la tecnología para la gestión del cierre contable permite ganar precisión, reducir los riesgos de error y ahorrar una cantidad de tiempo muy valioso para el área financiera. Un sistema colaborativo permite acceder a los datos financieros en tiempo real y desde cualquier sitio eliminando la duplicación, la necesidad de una conciliación manual intensiva y cumpliendo con todos los requisitos de seguridad.
El 76 % de los directores financieros encuestados en EY DNA of the CFO de 202 señaló su convencimiento de que las áreas de finanzas se asociarán cada vez más con partes externas para proporcionar actividades o procesos financieros que requieren conocimientos o tecnologías especializadas. Según Consultora EY
Soluciones prácticas para acelerar tus procesos
A pesar de sus beneficios, en la actualidad todavía existe una gran cantidad de empresas que carece de automatización e integración en su proceso de cierre contable. Es decir, que involucran en él una variedad de herramientas y sistemas aislados (correo, planillas de cálculo, etc.) en combinación con grandes dosis de trabajo manual lo que puede conducir a fallas y exposición a errores.
De acuerdo a una reciente investigación el 60% de las empresas encuestadas tardan 6 días o más en cerrar los libros. Según Office of Finance Benchmark Research
El trabajo colaborativo, la visibilidad de los datos, y su trazabilidad y control son puntos claves en la confección de un cierre mensual ágil y preciso. Los softwares de gestión pueden realizar grandes aportes para tal fin al proveer un sistema centralizado para acceder a todos los datos financieros fácilmente y en tiempo real.
Para garantizar el éxito total, la implementación de dicho software es recomendable que esté acompañada por una estrategia integral y estructurada. Además, las herramientas tecnológicas deberían ser aprovechadas por todos los sectores, desde la facturación, la recaudación de ingresos y las cuentas por pagar.
Las áreas contables de las empresas se enfrentan hoy a grandes desafíos con respecto al tiempo de los procesos operativos para contar con los datos necesarios a la hora de realizar inversiones y tomar decisiones. Una plataforma integradora será tu mejor opción para automatizar y agilizar las operaciones y darle visibilidad en tiempo real a todos los datos financieros de la compañía.
Dar el paso necesario hacia la transformación tecnológica para digitalizar el ciclo financiero de tu empresa es hoy más que nunca un requisito imperativo en un entorno de mercados competitivos y de contextos económicos cambiantes.
¿Cuánto demoran en realizar el cierre contable en tu empresa? ¿Han considerado alguna herramienta para agilizarlo?
