Si eres un gerente de administración y finanzas en Chile, conoces el impacto que genera la estrategia de compra dentro del ciclo de egreso de tu organización.
La digitalización y automatización del proceso de adquisición o compras tiene un rol fundamental en la reducción de costos, el aumento de la eficiencia y la minimización de riesgos.
En este artículo, te guiaremos a través de 9 pasos para digitalizar tu estrategia de compra y adquisiciones, centrándonos en integrar las mejores prácticas y herramientas tecnológicas disponibles en el mercado. Te invitamos a seguir leyendo y avanzar en la implementación de estas soluciones.
¿Qué es una estrategia de compra?
Antes de proceder con su implementación, es importante comprender qué implica una estrategia de compra. Es un plan integral que describe cómo una empresa adquiere los bienes y servicios necesarios para su operación.
La estrategia de compra aborda múltiples elementos y tareas que se integran en el proceso. Entre ellos, incluye la búsqueda y evaluación de proveedores, solicitud de compras, cotizaciones, cuadro de precios y contrataciones, órdenes de compra, recepción y almacenamiento de productos o servicios, y la mitigación de riesgos asociados.
Tipos de estrategias de adquisiciones
Existen varios tipos de estrategias de adquisiciones que una empresa puede emplear, dependiendo de sus necesidades y objetivos. Algunas de las más comunes incluyen:
- Adquisición competitiva: Implica el proceso de búsqueda y selección de proveedores a través de la competencia entre ellos. Las empresas suelen utilizar licitaciones o concursos para obtener los mejores precios y condiciones para los productos o servicios que necesitan.
- Adquisición de emergencia: En situaciones urgentes, las empresas recurren a la adquisición de emergencia para satisfacer una necesidad inmediata. Esto puede implicar la compra rápida de productos o servicios sin un proceso de selección completo.
- Adquisición estratégica: Se enfoca en establecer relaciones a largo plazo con proveedores clave que puedan ofrecer beneficios significativos a la empresa. Por ejemplo, acceso a tecnología innovadora, calidad superior o precios preferenciales.
- Adquisición por contrato: Las empresas establecen contratos formales con proveedores para garantizar un suministro constante de productos o servicios durante un período de tiempo. Los contratos suelen incluir términos y condiciones detallados como precios, volúmenes de compra y plazos de entrega.
La implementación de un software es clave para optimizar la gestión de compras y el gasto organizacional.
Es importante conocer y diferenciar cada uno de los tipos de estrategias de adquisición. La selección de la estrategia más adecuada, en consonancia con las necesidades y objetivos específicos de la empresa, desempeñará un papel fundamental en el logro del éxito financiero.
Pasos para crear una estrategia de compra y adquisiciones eficaz
Después de conocer lo que implica una estrategia de compra y sus diversos tipos, es el momento de avanzar con su implementación. A continuación, te presentamos los pasos clave que te guiarán en el desarrollo de una estrategia sólida y efectiva:
1. Implementar un software de compras
La implementación de un software de compras es fundamental para la digitalización y automatización de los procesos de compra. Esta herramienta te permite gestionar proveedores, solicitudes de compras, cotizaciones y órdenes de compra, de manera eficiente y centralizada.
2. Analizar el gasto organizacional
Realiza un análisis exhaustivo del gasto organizacional para identificar áreas de oportunidad y optimización. Examina detalladamente los patrones de compra, los proveedores más frecuentemente utilizados y los costos asociados para tomar decisiones informadas.
3. Determina las necesidades del negocio
Comprende las necesidades específicas de tu negocio en términos de bienes y servicios requeridos. Este conocimiento te facilitará la priorización de las compras, alineándolas con los objetivos estratégicos de la empresa.
4. Evalúa las condiciones del mercado
Investiga el mercado y evalúa las condiciones actuales para obtener una visión clara de las tendencias, los precios y la disponibilidad de productos. Esta información te permitirá tomar decisiones de compra más acertadas.
5. Establece objetivos claros
Establece objetivos claros y medibles para tu estrategia de compra y adquisiciones. Define metas específicas relacionadas con la reducción de costos, la mejora de la eficiencia y la optimización de la cadena de suministro.
La digitalización de los procesos de compras es esencial para mejorar la eficiencia y reducir costos.
Asegúrate de emplear técnicas efectivas para definir tus objetivos. Por ejemplo, puedes usar la metodología SMART, que define objetivos inteligentes: específicos, medibles, alcanzables, realistas y en un tiempo determinado.
6. Define políticas de compra y adquisiciones
Desarrolla políticas y procedimientos claros para guiar el proceso de compra y adquisiciones. Establece criterios de selección de proveedores, autorización de compras y seguimiento de pedidos para garantizar la transparencia y el cumplimiento normativo.
7. Diseña una estrategia de compra
Con base en los datos recopilados y los objetivos establecidos, elabora una estrategia de compra detallada que incluya plazos, presupuestos y responsabilidades claramente definidos. Asegúrate de involucrar a todas las partes interesadas en el proceso.
8. Desarrolla una estrategia digital de adquisiciones
Incorpora herramientas y plataformas digitales en tu estrategia de adquisiciones para mejorar la eficiencia y la visibilidad de los procesos. Utiliza soluciones que faciliten la comunicación con proveedores, agilicen la gestión de documentos y optimicen los procesos de pagos.
9. Ejecuta, gestiona y perfecciona la estrategia
Una vez implementada la estrategia, es crucial monitorear continuamente su desempeño y realizar ajustes según sea necesario. Evalúa de manera regular los resultados, recopila la retroalimentación de los usuarios y busca oportunidades para la mejora continua.
Marco de estrategia de adquisiciones
El Marco de estrategia de adquisiciones es un conjunto estructurado de políticas, procesos y procedimientos diseñados para gestionar de manera efectiva las actividades de adquisición. Este marco proporciona una guía detallada sobre cómo la empresa debe identificar, evaluar, seleccionar y gestionar proveedores.
Para desarrollar un marco de estrategia de adquisiciones, es fundamental realizar un análisis exhaustivo de las necesidades y objetivos de la organización. Además, se debe evaluar el entorno competitivo y las tendencias del mercado.
Este enfoque asegura que una estrategia de adquisiciones establezca de manera precisa los criterios para la selección de proveedores, los procedimientos de licitación, los controles de calidad, así como los mecanismos de seguimiento y evaluación.
La implementación de este enfoque resulta en la creación de una hoja de ruta clara para el departamento de compras y abastecimiento. Esto se logra al facilitar la alineación de las actividades de los departamentos con los objetivos generales de la empresa, garantizando la eficiencia y transparencia en el proceso de adquisiciones.
Además, ayuda a diversificar la base de proveedores y a mitigar los riesgos asociados con las compras. Algunos como el fraude, la mala calidad de los productos o servicios, y los retrasos en la entrega.
Esta implementación no solo contribuirá a disminuir el riesgo de interrupciones en el suministro, sino que también podría resultar en condiciones comerciales más favorables y en una mejora notable en la calidad de los productos o servicios adquiridos.
Digitaliza tu proceso de compra con AGILICE
La digitalización se ha consolidado como un pilar fundamental para impulsar la eficiencia operativa en todas las áreas de una empresa. En este contexto, la gestión de compras y adquisiciones no es la excepción.
AGILICE destaca como una solución tecnológica que te permite la optimización de procesos desde la compra al pago.
¿Quieres saber cómo simplificamos tu proceso de compras? A continuación, te explicamos cómo AGILICE puede optimizar tu estrategia de adquisiciones:
Automatización de procesos
Te ofrece una automatización completa de los procesos de compras, desde la solicitud inicial hasta el pago final. Con su interfaz intuitiva, los usuarios pueden:
- Generar solicitudes de compra.
- Visualizar cotizaciones de proveedores.
- Comparar precios y condiciones.
- Generar órdenes de compra de manera ágil y eficiente.
Esta automatización no solo reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas. También, minimiza los errores humanos y mejora la precisión en todo el proceso.
Seguimiento de órdenes y entregas
El seguimiento de órdenes y entregas se convierte en un proceso transparente y eficiente con nuestra plataforma. Los usuarios tienen la capacidad de monitorear el estado de las órdenes de compra en tiempo real, recibir notificaciones automáticas del progreso de las entregas y abordar de manera ágil las incidencias o retrasos.
Esto garantiza una mayor visibilidad en la cadena de suministro, permitiendo a las empresas tomar decisiones informadas. Optimizando así la entrega de productos o servicios.
Análisis y reporting
Nuestra plataforma ofrece capacidades de análisis y reporting que proporcionan información valiosa sobre el rendimiento en el proceso de compras. Desde métricas básicas como tiempo de ciclo y costo promedio de adquisición, hasta análisis más avanzados de tendencias de mercado y comportamiento del proveedor.
Proporcionando una visión completa y detallada de todo el ciclo de compras de la empresa, permitiendo a los gerentes tomar decisiones informadas y estratégicas. Esto posibilita la eficiencia y la rentabilidad.
Integración con sistemas existentes
Nuestra solución cuenta con la capacidad de integrarse de manera fluida con los sistemas existentes de una empresa. Esto incluye la posibilidad de integrarse con software como ERP y otros sistemas de gestión financiera.
Esta interoperabilidad asegura una implementación sin inconvenientes y una sincronización eficiente de datos, permitiendo una colaboración armoniosa entre la plataforma de gestión de compras y otros componentes vitales del entorno empresarial. Como resultado, se maximiza el retorno de la inversión y se minimiza el tiempo de implementación.
La integración con sistemas externos permite una sincronización en tiempo real de datos y procesos, mejorando la colaboración y la eficiencia en toda la organización.
En resumen, proporcionamos una solución completa y flexible para digitalizar el proceso de compras. AGILICE abarca desde tareas administrativas hasta el análisis avanzado de datos. Con nuestra plataforma mejora la eficiencia, transparencia y rentabilidad en cualquier organización, transformando la gestión de adquisiciones por completo.
Conclusión
La integración de la transformación digital en la estrategia de compras representa un paso crucial hacia la eficiencia y la competitividad empresarial en el entorno actual. La implementación de tecnologías y procesos digitales no solo constituye una necesidad, sino también una oportunidad única para mejorar significativamente la gestión de adquisiciones.
Los pasos delineados en este artículo son una guía para crear una estrategia de compras efectiva y eficiente. Al incorporar software especializado, analizar el gasto organizacional y establecer políticas transparentes, las empresas mejoran tanto su capacidad de decisiones como el control del proceso de compras.
La digitalización y optimización de la estrategia de compras son fundamentales para el éxito empresarial en el mundo moderno. Adopta estas prácticas recomendadas y aprovecha las tecnologías disponibles para avanzar hacia una gestión de compras más ágil, transparente y rentable.
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