El Value Stream Mapping (VSM) es una herramienta esencial para la mejora continua en la gestión y optimización de procesos. Descubre su aplicación en la gestión hospitalaria.
El VSM implica la representación visual detallada de cada paso o acción requerida para llevar a cabo la producción de un producto o gestionar la calidad del servicio.
En el ámbito de la logística hospitalaria, se presentan múltiples oportunidades para su implementación, como la evaluación de proveedores y sistemas de atención médica, así como la reducción de los tiempos de espera para optimizar la eficiencia operativa.
Identificar oportunidades de mejora en la gestión logística es clave para mejorar la prestación de servicios. A continuación, presentamos una guía para implementar estas mejoras con éxito.
Qué es el flujo de valor (Value Stream)
Value Stream es una técnica de producción específica que una organización utiliza para registrar todos los procesos, desde el planteamiento de la necesidad de un producto hasta su entrega final. Implica un seguimiento detallado de todos los pasos y operaciones que requiere la elaboración de un producto o la gestión de un servicio.
Definición del Value Stream Mapping (VSM)
Value Stream Mapping (VSM) se trata de “una técnica gráfica” que representa visualmente los pasos y actividades involucradas en la creación de un producto o la prestación de un servicio.
Contar con un registro y un mapeo de cada una de las etapas del proceso que conlleva la creación de un producto o servicio, es la clave para un negocio exitoso.
Este mapa conceptual considera todas las etapas desde el inicio hasta la entrega del bien o servicio al cliente. Además, proporciona un detallado análisis de los flujos de materiales e información, resaltando áreas de valor agregado y señalando posibles desperdicios.
Tipos de actividades en el VSM
Existen tres categorías de actividades en un Value Stream Mapping (VSM). Estas tienen como objetivo proporcionar una comprensión clara del flujo del proceso y señalar oportunidades de mejora.
La representación visual de estas categorías busca potenciar la eficiencia y minimizar los desperdicios, con el fin de ofrecer un servicio o producto mejorado y proporcionar un mayor valor agregado al cliente.
Actividades de valor agregado
Las actividades de valor agregado o añadido (Value Added Activities) son aquellas que directamente contribuyen a satisfacer las necesidades del cliente. Alinearse con estas actividades es fundamental, ya que son determinantes para aquellos que requieren de nuestros servicios y están dispuestos a pagar por ellos.
La entrega de un producto final personalizado brinda un valor adicional a tu organización. Este enfoque aporta calidad, transformando y mejorando las características del servicio proporcionado al cliente.
Actividades necesarias sin valor agregado
Las actividades necesarias sin valor añadido (Non-Value-Added but Necessary Activities), son aquellas que no contribuyen directamente al valor del producto. Es decir, no aportan al bien o servicio en sí mismo.
Sin embargo, a pesar de no agregar valor directo al producto, son esenciales para el funcionamiento del proceso. Ejemplos de tales actividades incluyen inspecciones de calidad, almacenamiento y otras actividades relacionadas con el cumplimiento normativo.
Actividades residuales
Las actividades residuales o actividades sin valor añadido y no necesarias (Non-Value-Added and Non-Necessary Activities) son aquellas que no aportan valor al producto. Asimismo, tampoco son necesarias para el funcionamiento del proceso.
Estas se consideran desperdicios y su principal objetivo es identificar acciones que se puedan eliminar o reducir. Por ejemplo, largos tiempos de espera, exceso de inventario o sobreproducción.
Beneficios de aplicar el mapeo de flujo de valor en las operaciones hospitalarias
La implementación del flujo de valor en las operaciones hospitalarias ha generado una serie de beneficios significativos para el sector de la salud. Este enfoque contribuye a una gestión más eficiente en la logística hospitalaria, mejorando la experiencia del paciente.
Además, el personal médico y administrativo que participa en el proceso de aplicación e implementación del Value Stream Mapping (VSM), también experimenta notables beneficios, como los que presentaremos a continuación.
Identifica elementos ineficientes de los procesos
Es esencial visualizar y comprender el flujo de trabajo en las operaciones hospitalarias. Esto implica una importancia crucial en la identificación de áreas de desperdicio.
Algunos ejemplos de estos elementos ineficientes incluyen esperas innecesarias o prolongadas, movimientos excesivos, sobreproducción, o errores en facturación.
Identificar estos aspectos permite que los equipos concentren su atención y trabajen para eliminar o reducir estos desperdicios.
Mejora el flujo de pacientes y reduce los tiempos de espera
Una de las grandes ventajas que tiene el VSM es su capacidad para identificar los tiempos de trabajo o espera en cada etapa del proceso, como por ejemplo, los tiempos de esperas en la atención médica. Esto proporciona la oportunidad de reconocer y abordar eficazmente estos intervalos temporales, contribuyendo a mejorar el flujo de atención y trabajo en general.
Todo lo anterior contribuirá a disminuir los retrasos y a trabajar hacia una gestión más eficiente. Además, impulsará un aumento y mejorará en la productividad, generando así una experiencia mejorada para el paciente.
Fortalece la comunicación y colaboración entre miembros de equipo
La colaboración y una buena comunicación efectiva entre los miembros de los equipos sólo traerá beneficios a las operaciones entre los diversos departamentos del hospital.
Al visualizar de manera panorámica el flujo de trabajo y contar con el apoyo interdepartamental, se mejora automáticamente la calidad, fomentando una comprensión compartida y una colaboración más efectiva.
Esto conlleva características que aportan valor a las actividades, mejorando la calidad del servicio hospitalario, disminuyendo errores y generando un aumento en la precisión de los diagnósticos y tratamientos.
Proporciona un enfoque basado en datos para la mejora de procesos
El Value Stream Mapping, aplicado a la gestión hospitalaria, permite a los centros asistenciales, alinear sus procesos operativos. Todo esto, gracias a la proporción de datos que entrega el flujo de valor.
De esta forma y dada la visión integral que se obtiene, es posible alinear los objetivos estratégicos definidos. Algunos ejemplos son: la mejora de la atención al cliente, la reducción de costos y el aumento de la eficiencia.
Capacita al personal para identificar e implementar soluciones
Contar siempre con un personal capacitado proporcionará una ventaja adicional, ya que podrán identificar oportunamente las actividades que no añaden valor o que necesiten mejoras. De esta manera, se facilitará la búsqueda y aplicación de soluciones de manera oportuna.
La presencia de personal calificado te permitirá, por ejemplo, llevar a cabo una gestión más sencilla de inventarios y reducir excesos, mejorar la precisión en tratamientos y diagnósticos, y optimizar el flujo de trabajo tanto clínico como administrativo.
Cómo realizar el Mapeo del Flujo de Valor (VSM)
Para controlar el presupuesto empresarial y asegurar que los recursos financieros de tu empresa se utilicen de forma eficaz y asertiva, lo primero que debes hacer es definir tus objetivos estratégicos. Estos deben ser claros, con metas realistas y sostenibles en el tiempo.
Analizar los ingresos y gastos, contar con las métricas adecuadas en base a fuentes consolidadas de información y tener procesos más eficientes con tecnología de punta contribuirán a un mejor control presupuestario.
Otro punto relevante es la comunicación con todos tus grupos de interés. Una buena relación con los proveedores y contratistas te ayudará a tener mejores negociaciones con las que podrás optimizar los recursos de la empresa.
Conclusión
Controlar el presupuesto empresarial es un proceso dinámico que requiere atención constante y ajustes continuos. No siempre podrás cumplir a cabalidad tu planificación, pero es importante que tengas las herramientas para adelantarte y tomar medidas a tiempo.
En AGILICE contamos con las soluciones para la digitalización de tus procesos financieros. Gracias a nuestros servicios especializados y a la medida, podrás controlar tu presupuesto empresarial fácilmente.
Conoce cómo, a través de la digitalización de procesos, tus gestiones serán más efectivas y eficientes.
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