Hoy en día la digitalización de las finanzas de las empresas es una meta ineludible y posible de alcanzar gracias a la amplia disponibilidad de datos, a las herramientas para el almacenamiento y procesamiento de grandes volúmenes de información y por la habilidad de los recursos humanos de adaptarse a nuevas plataformas y métodos analíticos.
Dentro de los procesos que pueden obtener grandes beneficios de la transformación digital se encuentra el control de gastos, una tarea fundamental para la eficiencia y el correcto funcionamiento de las organizaciones. ¿Cuáles son esas ventajas? ¿Qué aspectos es preciso tener en consideración para tomar el camino de la digitalización?
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Según una investigación realizada por US Bank el 82% de las pequeñas y medianas empresas que cierran es debido a un flujo de caja insuficiente. Fuente: Preferred CFO |
¿Por qué digitalizar el control de gastos?
Mantener los gastos ordenados y monitoreados a través de una plataforma o sistema digital trae grandes beneficios para las empresas tanto en lo que respecta a las labores cotidianas, la modernización y seguridad de procesos y la productividad:
- Menor dependencia de documentación física: en un contexto de teletrabajo y esquemas híbridos, contar con la información sobre gastos en formato digital evita la dependencia de archivos como informes o comprobantes y permite el normal funcionamiento de la empresa sin importar el lugar en el que se encuentren los empleados.
- Reducción de costos operativos: el uso de papel acarrea costos económicos de materiales, impresión y envío y costos de tiempo al ralentizar los procesos y lidiar con la posible pérdida o daño de información importante. Estas desventajas disminuyen a medida que los documentos se encuentran almacenados en plataformas digitales y pueden enviarse de forma segura e inmediata sin necesidad de trasladarlos físicamente.
- Optimización de tiempo y capital humano: automatizar las tareas de revisión y validación y liberar a los integrantes de los equipos de tareas repetitivas que se pueden simplificar a través de procesos digitales, permitirá reducir la carga de trabajo de poco valor y aumentar la productividad al mismo tiempo que reducir errores de la rendición manual.
- Visibilidad, transparencia y control de las transacciones: contar con una mayor visibilidad de la información por parte de todos los miembros del equipo reduce el margen de error, facilita el seguimiento de normas y políticas de gasto y posibilita un mejor análisis de datos confiables y seguros para tomar decisiones estratégicas.
- Reducción de la brecha digital: la digitalización del control de pagos y su extensión a otras áreas del departamento de finanzas es una gran oportunidad para reorganizar el perfil y habilidades de los profesionales de acuerdo a la identificación de funciones que resultan imprescindibles. El aprendizaje y desarrollo de talentos relacionados con aspectos informáticos y tecnológicos fortalece a las empresas frente a los desafíos de la competencia.
- Capacidad para ajustarse a las nuevas circunstancias y cambios de reglas: mejorar la eficiencia operativa otorga mayores márgenes de maniobra y flexibilidad a las empresas para adaptarse y reaccionar con inmediatez a un contexto volátil como el actual.
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Según una encuesta de EY, el 56% de los participantes demuestra confianza en la integridad y precisión de los datos generados por la función financiera pero sólo el 22% puede lograrlo sin una intervención manual significativa y sólo el 33% puede hacerlo de manera oportuna. Fuente: EY |
Las claves para digitalizar el control de gastos
El proceso de digitalización del control de gastos consiste en la implementación de un software con funcionalidades para recopilar, clasificar, gestionar y monitorear los gastos dentro de una empresa integrando los diferentes medios de pago. Para lograr una implementación eficaz hay tres puntos claves a considerar:
- Orientar el proceso de automatización: Automatizar la totalidad de tus procesos sólo porque existe la tecnología que lo hace posible, puede ser contraproducente. Los obstáculos pueden ir desde rechazo a las herramientas hasta una subutilización, en caso de que no expliques debidamente la misión del cambio. Es necesario encontrar la herramienta que mejor se adapte a las necesidades del negocio, pero también que pueda crecer a la par.
- Invertir en las herramientas adecuadas: es recomendable que las plataformas utilizadas para digitalizar las operaciones cuenten con un conjunto de funcionalidades de base. En primer lugar, representaciones visuales gráficas que permite obtener la información requerida en un formato accesible. En segundo lugar, el seguimiento en tiempo real de los movimientos financieros para tomar decisiones rápidas ante eventuales imprevistos. Por último, opciones de personalización para combinar diferentes datos de la forma necesaria. Algunos softwares cuentan con opciones para gestionar los fondos disponibles y aprobar los gastos de forma rápida desde apps en teléfonos o PC.
- Asumir un rol transformador: el departamento de finanzas tiene la oportunidad de cambiar de un paradigma enfocado en el costo-eficiencia hacia uno orientado a la aportación de valor. Las actividades con un impacto positivo en el corto y mediano plazo y con alcance hacia otras áreas deben ser prioritarias la hora de implementar las transformaciones.
En suma, la digitalización del control de gastos mejora la calidad y disponibilidad de la información y los flujos de trabajo del departamento a cargo de esa función imprescindible para un óptimo funcionamiento de las empresas. Avanzar hacia una posición de vanguardia modernizando las operaciones cotidianas y digitalizar el ciclo financiero asegura competitividad y una mayor flexibilidad en un contexto de gran volatilidad.
¿Está tu empresa aprovechando el potencial que la tecnología tiene para ofrecer?
