Mantener la continuidad operacional en el ámbito empresarial es responsabilidad de muchas áreas dentro de una empresa. Sin embargo, el rol de los equipos de Administración y Finanzas es fundamental para abordar el tema de la manera más completa posible.
Si bien el área de Administración y Finanzas demanda desafíos considerables, los avances tecnológicos optimizan los procesos y potencian cualquier gestión.
Si hablamos de mantener la continuidad operacional, la automatización y estandarización de procesos es fundamental para el área de Finanzas. En tal sentido, la emisión de facturas constituye un elemento clave.
Continúa leyendo, en este artículo, te contamos por qué.
Continuidad operacional: factor clave para tu empresa
La continuidad operacional es la capacidad que tiene una empresa para mantener el flujo de actividades de manera ininterrumpida. De no ser así, se pone en riesgo su operatividad y productividad.
La continuidad operacional es un factor clave para garantizar la estabilidad y rentabilidad de una empresa.
Cuando se interrumpen las operaciones las consecuencias no son exclusivamente económicas. La continuidad operacional también impacta la experiencia del cliente y ocasiona demoras o incumplimientos que pueden provocar problemas legales.
Pueden ocurrir interrupciones en la continuidad operacional como consecuencia de asuntos relativos a las cobranzas Este es un tema central y existen muchas variables que pueden causar dichas interrupciones, pero es posible prevenirlas.
Como norma general, resulta relevante poder contar con procesos definidos y automatizados que aseguren, por ejemplo, la correcta emisión de documentos.
Por otra parte, es posible que las consecuencias lleguen a dañar la imagen corporativa y provoquen una baja en las tasas de fidelización, dos aspectos de largo alcance. Todos estos problemas pueden minimizarse con la digitalización de los procesos financieros y contables.
En tal sentido, con la automatización es posible detectar rápidamente cualquier error u omisión que afecte la continuidad operativa y hacer el seguimiento respectivo para activar una solución inmediata.
Qué factores pueden afectar la continuidad operacional
Es cierto que el funcionamiento de cualquier empresa está sujeto a múltiples aspectos. Mientras más grande es la empresa, es más difícil controlar todos los factores.
No obstante, con un plan de gestión de operaciones anclado en la tecnología puedes enfrentar estas variables y resolverlas en menor tiempo.
La emisión de documentos como un proceso crítico puede ayudar a evitar las situaciones que describimos a continuación.
1. Quedarse sin folios
Un folio es el número que identifica cada documento. La gestión eficiente y oportuna de estos folios es fundamental para llevar el control exhaustivo de la documentación emitida dentro de la empresa.
Se trata de una tarea operativa que requiere de planificación. La solicitud de los folios al SII (Servicio de Impuestos Internos), cuando se realiza de manera manual, demanda tiempo y atención; además, no está exenta de errores frecuentes que pueden evitarse con la automatización de este proceso.
Los procesos automatizados ofrecen ventajas considerables como: agilizan tu labor, evitas problemas ocasionados por omisiones o mala digitación y ahorras tiempo. Algo más: impide que te quedes sin folios.
AGILICE ofrece una solución digital con la que puedes solicitar al SII de forma online la cantidad de folios a timbrar. Igualmente, puedes visualizar la cantidad de los que están disponibles.
Además, te permite activar tu requerimiento cuando el rango de folios llega a la cantidad establecida en el umbral. Este puede ser definido por el usuario según sus necesidades.
A su vez, existe la opción de solicitar con sólo un clic el máximo disponible. De esta forma, el sistema solicitará la cantidad máxima de folios autorizados por el SII para el tipo de documento seleccionado.
Como ves, se trata de una función especialmente útil para atender un aspecto crítico de tu empresa.
2. Vencimiento del certificado digital
En Chile, el certificado digital es una especie de cédula de identidad virtual emitida por el SII para las personas naturales y jurídicas. El uso de este instrumento se popularizó con la aprobación, en el año 2014, de la ley 20.727, la cual introduce modificaciones en materia de facturación electrónica.
En la ley se establece que las empresas necesitan el certificado digital para emitir facturas electrónicas. Con este certificado puedes realizar todo tipo de transacciones comerciales de manera segura y confiable.
Además, se utiliza para realizar diferentes trámites ante el SII, por lo tanto, mantenerlo vigente es fundamental. En caso contrario, puede ser un factor que obstaculice la continuidad operacional de la empresa.
Esto puede evitarse si cuentas con herramientas digitales que monitoreen los procesos. Con la automatización, el sistema envía una notificación cuando el certificado está próximo a vencerse.
Un simple recordatorio cobra valor en la medida en que evita problemas que pudieran ser graves para el rendimiento empresarial. Un olvido involuntario puede ser causa de morosidad o de una multa por adeudos tributarios.
3. Folios vencidos
De acuerdo con la mencionada ley, la facturación electrónica es de uso obligatorio en Chile, conjuntamente con otros documentos tributarios como: liquidación de facturas, notas de débito y crédito.
Este procedimiento representa un gran beneficio en materia de administración de finanzas, ya que permite organizar sistemáticamente un gran volumen de documentación; además, es posible estar al día con todos los procedimientos y pagos propios de tu empresa.
Un folio vencido puede desencadenar problemas de orden administrativo y tributario.
Te interesa entonces contar con herramientas como AGILICE, tu socio estratégico para una buena gestión que te evitará percances de este tipo.
4. No tener actualizada la casilla del cliente para enviar el documento
Una casilla de intercambio errónea o llena es un documento no entregado. Con la automatización de los procesos y uso de tecnología se logra certeza del estado del envío de documentos a clientes y de respuestas a proveedores.
Ventajas de un sistema de emisión de documentos para la continuidad operacional
No hay duda de que la revolución digital ha generado una transformación en la manera de administrar las finanzas. En tal sentido, los desarrolladores de software han asumido con diligencia su tarea.
Estos profesionales han puesto al alcance los sistemas de emisión de documentos que se traducen en beneficios para la continuidad operacional de las empresas. Antes de tomar cualquier decisión, es importante estar informado sobre las ventajas que ofrecen estos sistemas.
¡No lo dudes más! Ponte al día con las formas novedosas que la tecnología ofrece para alcanzar la continuidad operacional de tu empresa.
La plataforma de AGILICE no sólo genera documentos: también toma en consideración otros aspectos fundamentales que aportan eficiencia a la administración empresarial. Entre ellos se destacan los siguientes:
- Por ser un sistema en línea, facilita la interconexión y el trabajo colaborativo con el SII, agilizando los procesos de emisión del documento.
- Se ajusta a la normativa vigente. Esto significa que tu empresa siempre va a estar al día con la legislación establecida.
- Le otorga seguridad a clientes y proveedores porque garantiza autenticidad e integridad del contenido del documento.
Cuentas con notificaciones sobre tus folios y certificados
Administrar folios y certificados es una de las tareas necesarias que realizan los equipos en la emisión de facturas; no obstante, puede considerarse de bajo valor agregado. Es por ello que contar con una automatización que facilite dicha gestión traerá grandes ventajas a tus operaciones.
A continuación, te mostramos algunas de las tareas que podrás automatizar con AGILICE:
- Vencimiento de los folios o el certificado digital: una de las ventajas del sistema de AGILICE es el envío de notificaciones sobre eventos críticos. Tendrás alertas sobre documentos recibidos y vencimiento del certificado digital.
- Esto no es poca cosa, ya que una notificación a tiempo puede ser clave para evitar otros problemas; por ejemplo, no tienes que hacer anulaciones de los folios vencidos, procedimiento que demanda horas hombre.
- Automatizar la descarga de folios: esta función permite la carga y emisión masiva de documentos. Piensa en cuánto tiempo puedes ahorrarte con este proceso y en qué medida puedes optimizar tu trabajo.
Cuentas con trazabilidad de tu facturación:
El seguimiento posterior a la emisión es una actividad fundamental y sirve de soporte para agilizar el flujo de información financiera y contable de tu empresa. Una solución digital como la que AGILICE puede ofrecerte, entre otras cosas
- Visualización de documentos y eventos asociados.
- Generar acuse de recibido.
- Consultar los documentos recibidos y los no despachados.
- Consultar documentos que han emitido los proveedores y que han sido recibidos.
- Documentos asociados al pago.
Con esto, puedes tener la trazabilidad de todo el ciclo de facturación y visión 360° de lo que ocurre en tu empresa en el ámbito administrativo. Todo, con un par de clics, en poco tiempo y con ahorro significativo de recursos.
Cuentas con respaldo en la nube
El número de empresas que adquieren servicios en la nube crece exponencialmente; así lo demuestran las cifras registradas por Statista. Esto se debe a que si bien la digitalización agiliza los procesos, no está exenta de riesgos.
Cada día más, los delincuentes cibernéticos perfeccionan sus estrategias para realizar ataques que pueden ser devastadores, si no cuentas con el respaldo necesario.
Y no sólo eso, cualquier evento catastrófico puede afectar los soportes físicos de la información. Por eso, contar con el respaldo en la nube es un elemento más que hay que añadir para garantizar la continuidad operacional.
En este sentido, el debido resguardo es sinónimo de seguridad para tu empresa, clientes y proveedores. No olvides que la información es poder; no poder recuperarla es perder.
Mantienes al día el pago del IVA
El IVA o impuesto al valor agregado es un impuesto que se aplica sobre la venta de productos y servicios. En Chile, se rige por la ley N° 825 de 1974 y se aplica en cada etapa de la cadena de producción y comercialización.
El período para la declaración y pago del IVA, generalmente, es mensual, pero existen casos en los que puede ser trimestral o anual. Todo depende del volumen de ventas y servicios efectuados.
Para efectuar este proceso, es vital tener al alcance toda la facturación en perfecto orden. Esto evita demoras en el pago y las sanciones que esto conlleva. En este sentido, un sistema de gestión de documentos como AGILICE es lo que necesitas para evitar el riesgo tributario.
AGILICE apoya la continuidad operacional de tu empresa
AGILICE es la plataforma digital que permite simplificar y agilizar los procesos críticos de tu negocio sin importar la complejidad de tu industria. Contamos con soluciones para automatizar todo el proceso de facturación.
Con ello, optimizamos tu tiempo y el de tu equipo. A la par, contribuimos a mejorar tu relación con los proveedores suministrando información de interés a través del portal de pagos. Esto permite visibilizar tus políticas y generar transparencia.
Con nosotros, puedes decirle adiós al papeleo, facturas extraviadas y duplicación de tareas. Podrás trabajar de forma rápida, segura y auditable para promover la continuidad operacional de tu empresa. Tenemos mucho que ofrecerte.
Conclusión
La administración financiera conlleva múltiples tareas, por lo que se requiere estructura y organización rigurosa. La automatización es la vía para lograrlo con menor esfuerzo, aprovechando las herramientas que la tecnología ofrece.
Con nuestro servicio de primer nivel, te brindamos acompañamiento paso a paso. Te hacemos el trabajo más fácil para que puedas enfocarte en los objetivos que le agregan valor a tu empresa.
Con AGILICE, la continuidad operacional en la emisión de documentos se encuentra cubierta. Sabemos cómo ayudarte.
Contáctanos y solicita un demo. A través de ella, podrás conocer más de cerca nuestros servicios.
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